Инвентаризация

Инвентаризацията е процес на проверка на активите и пасивите на предприятието към определена дата. Чрез модулът за Инвентаризация може да видите и актуализирате данните за наличностите към определена дата.

В модул Инвентаризация  се показват всички извършени инвентаризации. Може да бъде направено търсене за конкретен период. По подразбиране се зарежда текущия месец. В полетата "Дата от" и "Дата до" може да зададете период, за който да проверите направените инвентаризации. Може да ги сортирате и сппоред статуса им - "Всички", "Работи се" или "Приключен". След въвеждане на критериите за търсене трябва да натиснете бутон . Показаните резултати се визуализират в табличен вид. 

Таблицата показва следната информация:

•  № - номер на инвентаризацията. Генерира се автоматично след създаване на инвентаризацията.
• Обект , за който се извършва инвентаризацията.
• От дата - дата на извършване на инвентаризацията.
• Потребител - акаунт, който е създал и извършил инвентаризацията.
• Статус - дали инвентаризацията е в процес на работа или е приключила.
• Действия:
  •  Редактиране/преглед - се отваря диалогов прозорец с пълната въведена информация за инвентаризацията. Има опция за Бързо търсене по продукт, въвеждайки няколко символа от наименованието на продукта в полето. Резултатите се извеждат автоматично.
  •  Изтриване - Създадената инвентаризация се изтрива. *Опцията е възможна само за инвентаризации със статус “Работи се”. **След като се приключи, инвентаризацията не може да се изтрие и бутонът изчезва. 
  •  Изтегляне - Списъкът със стоките включени в инвентаризацията може да бъде изтеглен в табличен вид във формат .xlsx чрез натискане на бутона. *Само приключени инвентаризации могат да бъдат изтеглени.

**Важно: При стартиране на инвентаризация НЕ МОЖЕ да се правят доставки / продажби / трансфери / брак / друга инвентаризация . Първо трябва да се приключи инвентаризацията. 

Създаване на нова инвентаризация

След натискане на бутон  в долния десен ъгъл на страницата, се отваря нов екран, където чрез филтри с падащо меню се задават продуктите, които да бъдат включени в инвентаризацията:

• Обект – Показва за кой Обект на организацията се извършва инвентаризацията. Не е възможна смяната му. За да направите инвентаризация на друг обект трябва през профила да смените обекта, в който се намирате. 
• Категория – избор на категория продукти или всички продукти, които да бъдат включени в инвентаризацията. Избира се от бутон . * ВАЖНО - Ако продуктите, които искате да се заредят се намират в подкатегоря (или под-подкатегорие) е необходимо да се зареди конкретно исканата под-(под)категория нея. В противен случай няма да се визуализират. 
• Към дата – към коя дата да се покажат наличностите по избрани продукти.

Списъкът се визуализира след натискане на бутона . В таблица се визуализират всички продукти, които отговарят на зададените критерии на инвентаризацията. 

Таблицата съдържа информация за:

• чекбокс  - чрез слагане на отметката се променя статуса на избраната стока от "Работи се" на "Проверен". Това се прави след приключване на проверката на съответната стока и при необходимост промяна на наличните количества, партиди, серийни номера.
• Статус  - показва дали стоката е в процес на работа по инвентаризацията ѝ или инвентаризацията е приключила - статус "Работи се" и статус "Проверен".
  
• Стока / услуга - наименование на стоката.
• Баркод - вътрешен баркод номер на стоката.
• Общо количество - текущо количество от стоката към момента на инвентаризация.
• Резервирано количество - количеството стока, резервирано по дадена поръчка. 
• Налични - налични количества от стоката към момента на инвентаризация като с двойно кликване с мишката върху полето, софтуера дава възможност да се изтрие и въведе друга числова стойност съответстваща на намереното количество при инвентаризацията.
• Липси - показват се липсващите количества след въвеждане на наличните количества към момента на инвентаризацията.
• Излишъци - показват се излишните количества след въвеждане на наличните количества към момента на инвентаризацията. 

Пример:

Стока / услуга: Химикал

Количество: 3

При ревизията се установява, че са налични само с 2.

Наличност: попълва се 2

Липси: автоматично ще бъде пресметната разликата - в случая -1. В графата Липси ще се появи количеството оцветено в червено.

Излишъци: при установено по-голямо налично количество, в графа Излишъци автоматично се пресмятат бройките в повече и количеството ще се оцвети в зелено.

• Партиди - чрез натискане на  се показват въведените партиди, визуализира се информация за достаставката по съответната партида, която включва:
  • Партида № - номер на партидата въведен при доставката.
  • Доставчик - име на доставчика въведен при доставката.
  • Годно до: - срок на годност въведен при доставката.
  • Количество - доставено количество при доставката.
  • Налични - налично количество към датата на инвентаризация.
  • Липси - липсващи количества към датата на инвентаризация.
  • Излишъци - допълнителни налични количества към датата на инвентаризация.
  • Действия:
    • Изтриване - чрез натискане на бутон , въведената партида може да бъде изтрита, но само при условие, че по нея няма налични количества. В случай, че има системата ще ви сигнализира.
• Серийни номера - При натискане на бутон  се отваря прозорец, в който се извеждат серийните номера за проверка. Ако има разлика в наличните количества първо трябва да се нанесат наличните количества и чак тогава да се коригират серийните номера. Ако стоката има партиди първо се нанасят наличните количества, после се отбелязват наличностите в партидите и накрая се прави проверката по серийни номера. Ако има липсващи се слага отметка в чекбокса  на съответния сериен номер. Ако има излишък се дописва новият сериен номер. След това се натиска бутон .  В случай че броят на серийните номера не отговаря на отбелязаното налично количество, системата сигнализира със съобщение. Ако не искате да запазвате промените излизате с бутон  . *ВАЖНО Ако въвеждате серийни номера с помоща на баркод-четец трябва да поставите маркера в полето най-отгоре с надпис "Сериен номер".  **Ако правите корекция по даден сериен номер след извършената корекция ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да натиснете клавиш "Enter", в противен случай въведените корекции няма да се запазят.

Може да изтеглите списъка със стоките за инвентаризация във формат CSV или Excel като кликнете с десен бутон на мишката върху някой продукт и изберете Export. Експорт може да се направи както на новосъздадена инвентаризация, така и н авече приключена. При създаване на нова инвентаризация и зареждане на избраните стоки може да направите експорт предо да запишете инвентаризацията. Изтегленият файл може да обработите и да отбележите реалните наличности и след това да го качите с импорт, това обаче трябва да се случи преди да запишете новата инвентаризация. След записването ѝ бутонът става неактивен и се оцветява в сиво. 

След генериране на инвентаризацията, направени проверки по нея и въведени количества се натиска бутон , долу вляво. Същата се запазва в “Инвентаризации”, със статус “Работи се”. 

При натискане на бутон  , направените промени и проверки няма да се запазят. 

С избор на икона  се влиза повторно в създадената инвентаризация, проверява се дали всички стоки са отбелязани като приключени, след което се избира бутон .

Софтуерът автоматично създава документи за корекция на наличностите в склада спрямо установените количества, въведените партиди и серийни номера по време на инвентаризацията. След окончателно приключване на инвентаризацията, статусът на инвентаризацията се променя от “Работи се” на “Приключен”.

Възможен е импорт на файл, който е предварително подготвен с наличноститите на дадена категория продукти примерно. Файлът се импортира с бутон  СЛЕД като сте избрали категорията и сте я заредили наличностите и ПРЕДИ да запишете инвентаризацията. 

*Ако има инвентаризация със стаус "Работи се" (неприключена) НЕ е възможно да се направи Нова продажба или Нова доставка. Моля, първо приключете всички инвентаризации преди да продължите работата си.

** При създадена инвентаризация, която е със статус "Работи се" НЕ може да се прави друга такава. Трябва да се приключи първо текущата. Бутонът за добавяне е оцветен в сиво и не е активен. 

При първоначална работа със системата Slavyan ERP наличните стоки в склада се завеждат чрез Инвентаризация. 

Същата може да бъде направена чрез импорт на файл, в който са задължителни полетата "Наименование", "Баркод", "Количества". Файлът може да бъде в един от следните формати: .xls,.xlsx,.csv,.xml. 

* Възможно е не всички функционалности и бутони да са видими. Това зависи от правата на потребителя.