Начало / Документи / Входящи документи

Входящи документи

В подмодул Входящи документи се виждат всички документи, генерирани при доставка на стоки от Доставчик или направени Разходи. Те се визуализират под формата на таблица.

В горната ѝ част могат да бъдат зададени критерии за търсене / филтриране (*може да бъде зададен 1 или няколко критерия за търсене):

  • По Контрагент - Избирате контрагент, въвеждайки няколко символа от името или използвайки бутон  .
  • По No на документ - може да въведете номера на документа от Доставчика.
  • По Вид документ  - избирате от падащо меню вида - Фактура, Проформа фактура, Кредитно известие, Дебитно известие, Стокова разписка, Приемо предавателен протокол, Протокол за консигнация и др.
  • Статус - от падащо меню избирате статуса - Неплатено, Платено или Частично платено. 
  • Дата от и Дата до - в двете полета се задава начало и край на период. По подразбиране се показват за текущия месец.

С бутон   се стартира търсенето. Показаните резултати може да изтеглите във формат .xlsx с натискане на бутон . Резултатите се визуализират в таблица, която съдържа следните колони:

  • Доставчик - Показва името на Доставчика;
  • Тип документ - Показва типа документ от Доставчика - Фактура, Проформа фактура, Кредитно известие, Дебитно известие, Стокова разписка, Приемо предавателен протокол и т.н.
  • Документ No - Показва номера на документа от Доставчика
  • От дата - Показва датата на документа за доставка
  • Дата на операцията
  • Начин на плащане - Показва начина на плащане -В брой, По банка, Консигнация и др.
  • Падеж - Показва Падежът на документа, ако е въведен такъв. 
  • Статус - Показва статуса на плащане - Платено, Неплатено или Частично платено
  • Сума - се вижда цялата сума за плащане на документа
  • Баланс - остатъка за плащане. Ако има частично плащане или не е извършено такова сумата се изписва се в червено - ххххх.хх. Ако няма сума заплащане баланса се изписва в зелено - 0.00.
  • Действия - бутони-икони, с които може да извършвате определени действия, според правата на потребителя:  Плащания, Редакция, Изтриване.


Действия


  •  - Плащания - предлага две опции Направи плащане и История за плащанията
    • Направи плащане  - При избиране на тази опция се отваря нов диалогов прозорец.  В него попълваме дата (по подразбиране е текущата), сума (цялата или част от оставащата, видима в поле “Текущ баланс” . Може да допишем забележка и да прикачим документ. Бутон  запазва въведените промени, бутон  НЕ ги запазва. Ако въведената сума надвишава текущия баланс, програмата сигнализира със съобщение “Максималната сума за плащане е ххх.хх” и няма да ви позволи да запазите промените.
    • История на плащанията  - при избирането на тази опция се отваря нов диалогово прозорец, в който могат да се видят всички направени плащания към конкретния документ. Може да има едно плащане за цялата сума или няколко частични плащания. Визуализират се в таблица с дата, сума, забележка и документ. С бутон  можете да коригирате плащането, а с бутон Х се ИЗТРИВА плащането. При избор на редакция се отваря диалогов прозорец. Можете да коригирате дата, сума, да добавите забележка и да прикачите документ. Бутон  запазва направените промени, а бутон  НЕ ги запазва.
  •  - преглед и редакция на документа за покупка
  • - изтриване на документа за покупка


Трансформация на документи


Програмата дава възможност за трансформиране на документи от един вид в друг вид.

Пример: Три приемо-предавателни протокола, издадени през месеца на края на текущия месец можем да “трансформираме” във фактура.

Това може да се направи с бутон , горе вдясно на прозореца.

При натискането му се отваря нов диалогово прозорец. За да изберем документи за трансформация, трябва да се зададат няколко критерия за търсене.

  • Контрагент
  • Вид документ
  • Вид на доставката
  • От дата
  • До дата

 *Тези 5 критерия са необходими, за да може лесно да сортирате документите, които ще използвате за трансформация в друг документ. Не е задължително попълването на всички полета, но това ще улесни боравенето в по-голяма база данни.

След избиране на един или повече критерии с бутона  ще Ви бъдат показани филтрираните документи. В полето за отметки маркирате един или повече документи, които желаете да трансформирате.

След направения избор е важно да попълните информацията в дясната част на прозореца за НОВИЯ документ, който желаете да създадете: 

  • Дали желаете да трансформирате избраните документи в нов документ или да ги трансформирате в съществуващ документ
  • Вид на документа, който желаете да създадете - 
  • Номер на документа
  • Дата на документа
  • Падеж (ако има посочен)
  • Начин на плащане
  • Бележки в свободен текст
  • Бутон  - може да се прикачи файл.

ВАЖНО:

  • Ако документите са били със статус ПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус ПЛАТЕН
  • Ако документите са били със статус НЕПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус НЕПЛАТЕН
  • Ако документите са били с различни статуси ПЛАТЕН и НЕПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус ЧАСТИЧНО ПЛАТЕН

След попълването на информацията, за да запазите трансформираните документи трябва да изберете бутона . Системата ще Ви върне в предходната страница.

Пред ID на трансформираните документи се появява символ >. При натискането му се отварят в табличен вид обединените предходни документи.

Списъкът с документи може да бъде изтеглен във формат .xlsx  чрез бутон , намиращ се до бутона .