Начало / Документи / Изходящи документи

Изходящи документи

В подмодул  Изходящи документи можете да намерите всички генерирани в системата документи при продажба (фактура, стокова разписка, проформа фактура, протокол за консигнация, кредитно известие, дебитно известие, приемо-предавателен протокол, анулирана фактура, фактура за аванс, проформа фактура за аванс, касова бележка), както и да извършвате следните действия:

  • Преглед / Редактиране
  • Изтриване
  • Търсене
  • Трансформация на документи
  • Изтегляне и печат на документи

Подмодул Изходящи документи се визуализира в таблица.

В горната ѝ част може да се стартира търсене / филтриране  по зададени критерии (може да зададете повече от един) с помощта на бутон . Информацията може да бъде изтеглена във формат .xlsx  чрез бутон . 

*По подразбиране програмата НЕ показва Анулирани фактури и Анулирани Кредитни известия, дори, когато е избрана опцията "Всички документи". За да ги видите, трябва да се избере от падащото меню Вид документ Анулирана фактура или Анулирано кредитно известие. 

Таблицата съдържа следните колони: 

  • Клиент - Показва името на Клиента
  • No на продажба - Показва номера на продажбата, ако документът е обвързан с такава; 
  • No на поръчка - Показва номера на поръчката, ако документът е обвързан с такава;
  • No на производство - Показва номера на производството, ако документът е обвързан с такова;
  • Тип документ - Показва типа на документа - Фактура, Проформа фактура, Приемо-предавателен протокол и т.н.; 
  • Документ No - Показва номера на документа в системата;
  • От дата - Показва датата, на която е създаден документа; 
  • Начин на плащане - Показва начина на плащане - По банка, В брой, ПОС терминал и т.н.; 
  • Падеж - Показва датата на падеж, ако е въведен такъв; 
  • Сума - Показва сумата на документа; 
  • Валута - Показва валутата на документа
  • Обект - Показва обекта, в който е издаден документа, в случай че сте избрали  Всички обекти в лентата над таблицата
  • Действия - бутони-икони, с които може да се извършват определени действия:
    •  Изпрати документа по имейл
    •  Корекция на стойностите във фактурата 
    •   Принтирай документа
    •  Преглед / Редакция
    •  Изтриване 

Действия

В последната колона от таблицата има бутони-икони , , , , , с които може да извършвате определени действия, според вида на документа и правата на потребителя:

  •  Изпращане на документ - Дава възможност директно от програмата да бъде изпратен избраният документ по имейл. При натискането му се отваря нов диалогово прозорец. В него се попълват данните за получател. Може да се добави текст, също и да се прикачи допълнителен файл от компютъра, избор на подпис (име на служител). Изпращането става с бутон . Бутон  отказва операцията. След изпращане на документа иконата с плик се променя по този начин . 
  •  Корекция на стойностите във фактурата - Тази опция е възможна САМО за фактури. Дава възможност за корекция на сумата без ДДС. За да е видим този бутон трябва да бъде включена настройката "Възможност за корекция на стойностите във фактура" - Модул Настройки, подмодул Общи настройки 
  •   Разпечатай - дава възможност за разпечатване на документа. За Фактура от изскачащо меню се предлагат три опции - Оригинал, Копие и Международен документ.

*Международният документ - Дава възможност за превод на английски и печат на фактурата. При избора му се отваря прозорец, в който от падащо меню избирате желана валута (GBP, USD, CHF, EUR) с посочен актуален за деня валутен курс. Натиска се бутон  и се отваря за печат преведената фактура. 

  •  Преглед / Редакция - дава възможност за редакция на документа. Опцията е достъпна САМО за фактури. Редактира се САМО документа "фактура".  *ВАЖНО! Ако фактурата е обвързана с  Продажба първо трябва да отидете в модул Продажби и да отключите документа, ако имате права за това (виж модул Продажби). 
  •  Изтрий  - ако искате да изтриете конкретния документ. Опцията е достъпна САМО за фактури. С този бутон се извършва АНУЛИРАНЕ на фактура.  

*За Касовите бележки няма възможност за преглед или други действия. 

Добавяне на нов изходящ документ

Системата дава възможност за създаване на финансов документ - Фактура, Проформа фактура, Кредитно или Дебитно известие. Документите създадени по този начин, не се свързват с операцията за продажба или поръчка за продажба.

Добавяне на нов изходящ документ става с натискане на бутон   (долу вдясно на екрана). От изскачащо меню избирате типа на желания документ - Фактура, Проформа фактура, Кредитно известие или Дебитно известие. Отваря се нов диалогово прозорец, в който попълвате данните - Контрагент, Начин на плащане (от падащо меню), Продуктите и услугите, Количество, Отстъпка, ако има. Стоките / услугите се добавят с помощта на бутон . Може да попълните Забележка към продукт, която ще бъде видима при печат на документа. В поле допълнителни забележки, може да добавите информация, която НЯМА да е видима при пречат на документа. След това запазвате документа с бутон . С бутон  отказвате направените промени и съставеният документ НЕ се запазва.

*За Кредитно и Дебитно известие задължително се попълва номера и датата на фактурата, към която се издават!

Издаденият документ може да се види в списъка с Изходящи документи. С функционалните бутони , , ,  може да продължите действията по него. Виж по-горе - Изходящи документи / Действия.

 

Трансформация

Ако желаете да трансформирате документи (напр. 3 приемо-предавателни протокола във фактура), то трябва да изберете бутон . Отваря се нов диалогов прозорец, в който ще видите секция в светло сив фон, където трябва да се попълни следната информация: 

  • Контрагент
  • Вид документ
  • Вид на доставката
  • От дата
  • До дата 
  • Валута

*Тези 6 критерия са необходими, за да може лесно да сортирате документите, които ще използвате за трансформация в друг документ. Не е задължително попълването на всички полета, но това ще улесни боравенето в по-голяма база данни. 

След избиране на един или повече критерии с бутона  ще Ви бъдат показани филтрираните документи. В полето за отметки маркирате един или повече документи, които желаете да трансформирате. 

*Документи от операции, свързани с поръчки, не  могат да се трансформират.

След направения избор е важно да попълните информацията в дясната част на прозореца за НОВИЯ документ, който желаете да създадете: 

  • Вид на документа, който желаете да създадете
  • Дата на документа
  • Падеж (ако има)
  • Начин на плащане
  • Забележки в свободен текст
  • Бутон   - дава възможност да прикачите файл от компютъра си

След попълването на информацията, за да запазите трансформираните документи трябва да изберете бутона . Системата ще Ви върне към списъка.

ВАЖНО:

  • Ако документите са били със статус ПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус ПЛАТЕН.
  • Ако документите са били със статус НЕПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус НЕПЛАТЕН.
  • Ако документите са били с различни статуси - ПЛАТЕН и НЕПЛАТЕН, то трансформираният документ ще бъде със статус ЧАСТИЧНО ПЛАТЕН.

В списъка с Изходящи документи се появява новият документ, със символ > пред него. При натискането на символа под новия документ се отварят документите, които са “трансформирани” (3-те протокола или проформа фактурата от примера).