Help CenterЕкспедиция и опаковане
Модул Експедиция и опаковане в системата за планиране на ресурсите на предприятието Slavyan ERP се използва за оптимизиране на процесите по управлението н аправтки и транспортирането на стоки. Позволява създаването на задачи за експедиция и опаковане. Автоматично се генерират документи като ЧМР и опаковъчни листи.
Експедиция и опаковане съдържа следните подмодули:
Общ поглед върху процеса
Преди да влезем в детайлите, нека си представим цялата картина. В Slavyan ERP логистичният процес започва от два възможни източника — или от поръчка за продажба или от продажба. От там започва дълъг път, който минава през няколко основни етапа.
Това е логистичният процес, който казва: "Имаме стоки, които трябва да изпратим на клиент".
Вторият етап е опаковането — тук реално описваме как стоките са сложени в кашони, палети или други опаковки.
Третият етап е потвърждаването на експедицията, където финализираме всички детайли за доставката.
Четвъртият етап е транспортът — групиране на няколко експедиции в един курс с конкретно превозно средство и шофьор.
Петият етап е товаренето, където маркираме какво реално е качено. И накрая, шестият етап е отчитането на транспорта, където отбелязваме кои доставки са изпълнени успешно и при нужда записваме събрани плащания.
Важно е да знаете, че освен този вътрешен процес, съществува и паралелен поток с куриерски товарителници. При продажби с куриерска доставка може да се генерира товарителница през интеграция със Speedy, Econt или BoxNow. Това обаче е отделен документ, който не замества вътрешната експедиция — те могат да работят паралелно или отделно, според нуждите на бизнеса.
Основните понятия в системата
Поръчката е първият документ, от който може да започне логистиката. Тя представлява търговско намерение — клиентът иска да купи нещо, но още не сме му продали. Когато създавате поръчка, можете да маркирате, че искате да се създаде задача за експедиция. Това е полезно, когато искате логистичният екип да започне подготовка още преди да има реална продажба — например за големи проекти или когато трябва да резервирате стока.
Продажбата е реалната търговска операция. Тук вече стоката напуска склака или се резервира за клиента. При създаване на продажба системата ви дава възможност да маркирате автоматично създаване на експедиция и опаковане — това е най-бързият начин да стартирате целия логистичен процес.
Задачата за експедиция Тя съдържа цялата информация за какво изпращаме, на кого, къде, кога и при какви условия. В нея се записват клиентът, адресът за доставка, датата на отпътуване, условията на доставка и плащане, произходът на стоката, информация за транспортните данни. Експедицията винаги е свързана или с поръчка, или с продажба — така системата знае кои стоки трябва да изпрати.
Задачата за опаковане е документът, където реално описваме физическото пакетиране. Тук се вижда в кои конкретни опаковки са сложени стоките, какви количества са вътре, кои опаковки са вече готови и приключени, и дори може да имате опаковки в опаковки — например кашони, сложени в палет. Тук се изчислява и реалното тегло и обем на пратката.
Опаковката в системата представлява конкретен физически контейнер — кашон, палет, чувал, кутия или каквото използва вашият бизнес. Всяка опаковка получава уникален номер в системата и може да съдържа както стоки, така и други опаковки. Това позволява да имате йерархична структура — например пет кашона в един палет, и във всеки кашон различни стоки.
Товаренето е етапът, където маркираме какво от вече опакованите стоки реално е качено в превозното средство. Това е важен контролен момент, който свързва подготовката в склада с реалния транспорт.
Транспортната задача групира една или повече експедиции в един курс. Тя съдържа информация за превозното средство, шофьора, датата и часа на тръгване, и статуса на курса. Може да имате транспорт със собствено МПС или да използвате куриер — системата поддържа и двата сценария.
Товарителницата е куриерският документ, който се генерира през интеграция с външни куриери като Speedy, Econt или BoxNow. Тя е свързана с продажбата, не директно с експедицията. Може да имате продажба с товарителница, но без вътрешна експедиция — например ако куриерът прави цялата логистика. Или можете да имате и двете — например когато вие си подготвяте стоката, но я предавате на куриер за доставка.
Поръчката за доставка е съвсем различен документ, който не бива да се бърка с експедицията. Тя се използва за вътрешни заявки между обекти или за заявки към доставчици. Ако клиент търси какво става с неговата пратка, трябва да гледате експедицията, не поръчката за доставка.
Статуси през целия процес — какво означава всяко число
Разбирането на статусите е ключово за ефективна работа със системата. Ето пълния списък с обяснения:
Експедиция статус (необработена) означава, че документът съществува, но още не е започната работа по него. Това е началното състояние при създаване от поръчка или ако от продажба е създадена само експедиция без опаковане.
Експедиция статус (обработва се) означава, че има активна работа — или по опаковането, или по подготовката на документите. Това се задава автоматично когато започнете работа по опаковане или когато опаковането е частично.
Експедиция статус (опакована/готова за транспорт) означава, че всички стоки са опаковани и задачата за опаковане е приключена. Това е сигнал, че пратката е готова да тръгне.
Експедиция статус (потвърдена) означава, че всички заглавни данни са финализирани и потвърдени. Това става при ръчно запазване на експедицията след като всичко е попълнено.
Експедиция статус (натоварена) означава, че стоката е качена в превозното средство — маркирано е в задачата за товарене.
Експедиция статус (отпътувала) означава, че транспортният курс е тръгнал. Това се задава автоматично при запис на транспорта със статус "отпътувала".
Експедиция статус (доставена) означава успешно приключена доставка. Това се задава от екрана за отчитане на транспорта, когато маркирате чекбокса "Доставена".
Експедиция статус (отказана/недоставена/върната) означава, че доставката не е успяла по някаква причина — клиентът не е бил на адреса, отказал е пратката, или друг проблем. Това се задава автоматично при финализиране на транспортния отчет, ако експедицията не е маркирана като доставена.
Опаковане статус необработена означава незапочната или незавършена задача.
Опаковане статус обработва се означава работа в прогрес — някой в момента опакова или има частично опаковане.
Опаковане статус приключена означава приключена задача — всичко е опаковано.
Транспорт статус необработена е новосъздадена задача.
Транспорт статус обработва се означава подготовка и планиране.
Транспорт статус отпътувала означава, че курсът е тръгнал.
Транспорт статус завършена означава приключен и отчетен курс.
Права, роли и защита от едновременна работа
Системата стриктно контролира кой какво може да прави. Всеки потребител трябва да има съответните права за достъп до модулите Експедиция, Опаковане, Товарене и Транспорт. Ако потребителят няма нужните права, системата показва ясно съобщение "Нямате права за достъп".
Важна защитна функция е блокирането при едновременна работа. Ако един потребител е отворил дадена задача за експедиция, опаковане, транспорт или товарене, системата блокира други потребители да я отварят за редакция. На екрана се показва кой потребител в момента държи документа отворен. Това предотвратява конфликти, при които двама души едновременно правят промени и единият запис презаписва другия.
Блокирането се освобождава автоматично, когато потребителят затвори документа или след известно време на неактивност.
Настройки, които влияят на поведението
В системата има няколко ключови настройки, които променят как работи опаковането и изчисляването на тегла.
Ако е активирано "Автоматично опаковане", системата очаква в номенклатурата на стоките да има дефинирани типове опаковки. Тогава при опаковане системата може автоматично да предлага подходящи опаковки и да изчислява тегла и обеми на база тези дефиниции.
Ако е активирано "Позволи комплектно опаковане", системата може да ползва данни от комплектни определения на стоките за изчисляване на тегла и обеми.
Ако и двете са изключени, системата работи в ръчен режим — теглата и обемите идват от реално въведените опаковки и количества.
Настройката "Единично опаковане с баркод" влияе на баркод сканирането. Ако е активна, при сканиране на баркод системата взема само една бройка от стоката, не цялото налично количество. Това е полезно при бавно сканиране на много артикули.
Типични сценарии в реалната работа
Сценарий А: Дълъг търговски процес с предварителна подготовка
Търговецът създава поръчка за голям проект с много артикули. Още на ниво поръчка маркира "Задача за Експедиция". Логистичният екип вижда новата експедиция в списъка и започва планиране — проверява дали има достатъчно стока, резервира я ако е необходимо. Седмица по-късно, когато клиентът даде финално съгласие, търговецът създава продажбата от тази поръчка. Сега експедицията вече е свързана и с двете. Складът започва опаковане. След като всичко е готово, логистикът създава транспорт, включва експедицията, и шофьорът тръгва. При доставката шофьорът отчита успешно приключване и приема плащане в брой.
Сценарий Б: Бърза доставка от ден за ден
Клиент звъни и иска продукти за утре. Търговецът директно създава продажба, маркира и двете отметки за експедиция и опаковане, и записва. Складът веднага вижда новата задача за опаковане. Опаковчикът сканира баркодовете, слага стоките в кашони, приключва опаковките. Логистикът вижда, че експедицията е със статус "опакована", създава транспорт за утре, включва експедицията. На следващия ден шофьорът товар, отчита доставката, и системата автоматично актуализира статуса на "доставена".
Сценарий В: Консолидиран транспорт
Имате три отделни поръчки от три различни клиента, но всички са в Пловдив и трябва да тръгнат днес. Създавате експедиции за всяка поръчка. След като всички са опаковани, отивате в списъка с експедиции, избирате трите, и натискате "Обединяване". Създавате нова обединена експедиция с общ данни за Пловдив. Сега в транспортната задача включвате само тази обединена експедиция вместо три отделни. Шофьорът получава един маршрут с три спирки. При отчитането маркира кои клиенти са получили и кои не. Системата автоматично разпределя правилните статуси към оригиналните три експедиции.
Какво да проверите когато нещо не работи както очаквате
Проблем: Не мога да печатам опаковъчен лист
Проверете дали задачата за опаковане е свързана с експедиция. Проверете дали има нужните данни за стоките. Ако ползвате автоматично опаковане, проверете дали всички стоки имат дефинирани типове опаковки в тяхната номенклатура. Системата показва предупреждение какво точно липсва.
Проблем: Не мога да създам ЧМР
Проверете дали експедицията има всички задължителни полета попълнени — клиент, дестинация, дата. Проверете дали има създадена задача за опаковане, защото ЧМР се базира на данни от там.
Проблем: Не мога да редактирам експедиция/опаковане/транспорт
Първо, проверете дали документът не е отворен от друг потребител — системата показва кой го държи. Второ, проверете дали имате нужните права за редакция. Някои документи в по-напреднал статус може да са ограничени за редакция по бизнес правила.
Проблем: Експедицията е създадена от поръчка, но няма опаковане
Това е нормално поведение. Когато експедиция се създава от поръчка, системата по дизайн не създава автоматично задача за опаковане. Трябва или да създадете продажба към тази поръчка (което ще свърже експедицията с продажба), или да създадете ръчно опаковане от екрана на експедицията ако функционалността е разрешена за вашия случай.
Проблем: Статусът на експедицията не се е променил след опаковане
Проверете дали сте запазили задачата за опаковане с бутона "Запази", не просто сте приключили отделни опаковки. Проверете дали има грешки при записа — системата показва съобщения ако нещо не е наред.
Най-важното, което трябва да запомните е следното:
поръчката и продажбата са входните точки на процеса. От там се създава задача за експедиция, която е описваща какво, за кого и къде се изпраща. Задачата за опаковане е мястото където реално описвате физическото пакетиране на стоките. Товаренето е мостът между подготвената пратка и реалния транспорт. Транспортната задача групира пратките в курсове. А отчитането на транспорта е финалната точка където се маркират доставките и се записват плащания.
Ако разбирате тези шест основни елемента и как се движат статусите между тях, цялата система става предвидима и лесна за работа. Всеки детайл — от баркод сканирането през опаковането, до автоматичното създаване на плащания при доставка — служи за това да направи работата ви по-организирана и по-малко податлива на грешки.
При въпроси или проблеми винаги започвайте с проверка на статуса — той казва къде точно в процеса се намира дадена пратка и какво следва да се направи.