Какво представляват служебните аванси

Служебните аванси са суми пари, предоставени на служители за покриване на служебни разходи. Системата следи:

• Колко пари е получил всеки служител като аванс

• Колко от тях е изразходвал (чрез служебни разходи, обслужване на МПС и др.)

• Какъв е текущият баланс на всеки служител

Всяка промяна в баланса се записва автоматично в история на транзакциите, която включва точна дата, сума, начин на плащане и кой е извършил операцията.

Важно: Служебните аванси са различни от авансовите фактури/проформи към клиенти. Тук говорим само за вътрешни аванси към служители.

Цел на модула

Модулът за служебни аванси служи за управление на суми, предоставени на служители за служебни разходи. Той позволява:

• предоставяне на аванс на служител;

• връщане на част или целия наличен аванс;

• автоматично приспадане от аванс при определени разходи;

• преглед на историята на движенията;

• справка по служители с общо получени, изразходвани и текущ баланс.

Системата поддържа отделен журнал на транзакциите, така че всяко увеличение или намаление на аванса да може да се проследи.

Къде се намира в системата

Основните екрани са:

• Достъп и служители -> Служебни аванси

• Справки -> Справка аванси

Свързани места, където може да се използва аванс:

• форми за някои служебни разходи;

• форма за ремонт на МПС;

• форма за обслужване на МПС;

• част от операциите по автомобилни документи като застраховки и разрешителни;

• определени плащания по разходи.

Права за достъп

Работата с модула зависи от зададените права на групите служители.

За екрана Служебни аванси се използват права за:

• преглед;

• добавяне;

• редакция;

• изтриване.

Екран "Служебни аванси"

Този екран показва списък на записите за аванси със следните основни колони:

• ID - Уникален номер на операцията

• Служител - Служителят, за когото е авансът

• Тип -Предоставен (зелен) или върнат (червен)

• Сума - в основанта валута на системата

• Метод - В брой или По банка;

• Описание - Забележка свободен текст

• Дата - на създаване на записа 

• Създаден от - кой потребител в ЕРП

• Действия.

  • История на транзакциите - Историята е най-точният екран за проследяване на всички движения по аванса.

    В нея може да видите не само ръчно въведените аванси, но и автоматично генерирани движения, например:

    • служебен разход;

    • обслужване на МПС;

    • застраховки и разрешителни;

    • плащане по разход;

    • възстановяване при корекция или изтриване.

    Полето Баланс след показва баланса на служителя след конкретната операция.

    • Системата дава възможност да принтирате историята по избран критерии:
      • Пълна история
      • По последния даден аванс
      • От избрана дата
  • Редакция - Съществуващ запис може да бъде редактиран, ако потребителят има право за това.

    При редакция системата преизчислява ефекта върху баланса според разликата между стария и новия запис. Това означава:

    • ако сумата се увеличи при предоставен аванс, балансът се увеличава още;

    • ако сумата се намали, разликата се коригира обратно;

    • ако типът се промени между предоставяне и връщане, балансът се преизчислява изцяло според новия ефект.

    *Важното е, че системата не допуска корекция, ако след нея балансът би станал отрицателен.

  • Изтриване -  Изтриването също коригира баланса.

    • ако се изтрие предоставен аванс, системата опитва да намали баланса;

    • ако се изтрие върнат аванс, системата увеличава баланса;

    • записва се отделна транзакция, че авансът е изтрит.

    Важно ограничение: ако предоставеният аванс вече е изразходван и изтриването би направило баланса отрицателен, системата няма да позволи изтриване.

  • Връщане на аванс - От бутон в реда на таблицата 

    
    

    • Бутон: Иконата с обратна стрелка (undo) в колона Действия

    • Видима само ако:

      • Типът на реда е Предоставен

      • Служителят има положителен баланс (advance_balance > 0)

      • Имате право за добавяне

    • Отваря диалог "Връщане на аванс" с предварително:

      • Избран служителят

      • Тип заключен на Връщане (не може да се промени)

      • Сумата предварително попълнена с целия наличен баланс

      • Показана информация: "Налично за връщане: X.XX лв."

    • Можете да промените сумата, ако се връща само частично

    Начин 2: Ръчно чрез "Добави"

    • Отворете диалога за добавяне

    • Изберете тип Връщане на аванс

    • При избор на Връщане — в списъка на служителите се показват само тези с наличен баланс, заедно с наличната сума

Важно:При връщане системата не позволява да се върне повече от наличния баланс на служителя.

- в списъка за връщане се показват само служители с наличен положителен баланс;
- полето за сума има максимална стойност, равна на наличния баланс
- при опит за по-голяма сума операцията се отказва.

Добавяне на аванс

Бутон: (долу вдясно, видим само при съответни права)

Отваря се диалогов прозорец "Добавяне на аванс" с полета:

Полета в диалога

Служител (задължително)

• Изберете служителя от падащото меню

• При тип "Връщане" се показват само служители с положителен баланс — до всяко им име се вижда наличният баланс (Налично: X.XX)

Тип (задължително)

• Предоставяне на аванс — давате пари на служителя → балансът се увеличава

• Връщане на аванс — служителят връща пари → балансът се намалява

Начин на плащане(задължително)

• В брой — физическо предаване на пари

• По банков път — при избор на тази опция се появява поле за Банкова сметка

Банкова сметка (задължително само при банков превод)

• Изберете сметката от списъка (IBAN и наименование на банката)

Сума (задължително)

• Минимална стойност: 0.01

• При Връщане: сумата не може да надвишава текущия баланс на служителя

• При превишаване ще видите грешка: "Сумата не може да надвишава наличния баланс"

Описание (по избор)

• Свободен текст — бележка за какво е авансът

Запазване

• Натиснете "Запази" — бутонът е активен само когато всички задължителни полета са попълнени коректно

• При успех се показва съобщение "Успешно добавен аванс"

• Таблицата се обновява автоматично

Допълнителна информация

Автоматично приспадане от аванс

Освен ръчното даване и връщане, системата поддържа и автоматично намаляване на аванса в други процеси.

Важно: Тези операции създават транзакции автоматично — не е нужно ръчно да се намалява балансът.

 При служебни разходи

Когато разход се запише с избран служител за служебен аванс:

• системата проверява дали служителят има достатъчен баланс;

• ако балансът е достатъчен, намалява го;

• записва транзакция за служебен разход;

• маркира разхода като платен.

При редакция на такъв разход:

• ако сумата се увеличи, системата удържа допълнително;

• ако сумата се намали, системата възстановява разликата;

• ако авансът се премахне от разхода, сумата се връща по баланса.

При изтриване на разход, платен от аванс, системата възстановява съответната сума на служителя.

 При плащане по разход

При определени плащания по разход може да се използва аванс на служител. Тогава:

• балансът се намалява с платената сума;

• записва се транзакция Плащане по разход.

 При ремонт на МПС

Във модула за ремонт:

• чекбоксът Приспадане от служебен аванс се показва само ако има поне един служител с положителен баланс;

• при включване става задължителен изборът на служител;

• ако текущо логнатият потребител има наличен баланс, системата може да го избере автоматично;

• в падащия списък се вижда и наличната сума на всеки служител.

Ако ремонтът вече е записан с аванс, при редакция полетата за този аванс се заключват.

При обслужване на МПС

Поведение е аналогично на ремонта:

• показва се чекбокс за приспадане;

• изисква се избор на служител;

• наличността се вижда в самия списък;

• ако записът вече е свързан с аванс, при редакция служителят не се сменя от този екран.

 При автомобилни документи

При някои автомобилни документи, например застраховки и разрешителни, системата също може да:

• намали аванса;

• отбележи документа като платен;

• създаде транзакция в историята;

• възстанови сума при намаление, премахване или изтриване.

 Как се виждат авансите в дневните финансови справки

В дневните справки:

• Върнат аванс се отчита като приход;

• Аванс се отчита като разход;

• при нужда се показват и детайли за отделните операции.

Това е само начин на визуализация в отчетите и не променя самата логика на баланса.

 Важни правила и ограничения

Само служители с наличен баланс се показват в някои списъци

Следните списъци работят само с потребители, които имат наличен положителен баланс:

• списъкът за връщане на аванс;

• списъците за приспадане от аванс в ремонт и обслужване;

• част от помощните екрани за избор на служител при аванс.

 Балансът не може да стане отрицателен

Системата пази това правило при:

• връщане на аванс;

• корекция на аванс;

• изтриване на аванс;

• приспадане от аванс при разход;

• приспадане от аванс при МПС операции;

• плащания по разход.

 Историята и справките са за текущия субект

Историята и справките се филтрират според текущо избрания субект. Затова:

• преди проверка или отчет се уверете, че сте в правилната фирма/субект;

• ако служител работи в повече от един субект, гледайте историята и справката в същия субект, в който са правени операциите.

 След вече използван аванс не всяка промяна е допустима

Примери:

• не може да върнете повече от наличното;

• не може да изтриете предоставен аванс, ако сумата вече е изразходвана и балансът ще стане отрицателен;

• в някои форми, ако вече е зададен служител за аванс, той не може да се сменя свободно.

 Препоръчителен работен процес

За най-добър контрол използвайте следната последователност:

1. Проверете, че работите в правилния субект.

2. Дайте аванс на служителя от Служебни аванси.

3. При всяко последващо служебно плащане използвайте съответната форма с приспадане от аванс, ако процесът го поддържа.

4. Добавяйте ясно описание към ръчните аванси и връщания.

5. След приключване на периода проверявайте Справка аванси.

6. При нужда от доказуемост използвайте историята и печата на справката или документа.