Инсталация и монтаж

Модулът за монтажни материали и инсталации в Slavyan ERP обслужва процеса: „Имаме поръчка/обект, монтажник или екип трябва да получи материали от склада, да ги ползва на обект, да отчете вложеното и при нужда да върне остатък или да продаде вложеното към клиента.“ Той връзва поръчка за продажба, задачи за инсталация, работни карти, искания за отпускане и връщане на материали, наличност при държател, трансфери между държатели и накрая — продажба на материали, вложени през работната карта.

Достъп до модула

Модулът е достъпен от главното меню:

• Инсталация и монтаж

Подменюта:

• Задачи за инсталация/монтаж - планиране и управление на обектите.

• Работни карти  - отчитане на реално вложеното.

• Искания за инсталация/монтаж - заявка към склада.

• Искания за инсталационни материали - заявка към склада.

• Наличност при държатели - справка и движение между лица/МПС

• Прехвърляне между държатели 

• Връщане за инсталация/монтаж - за неизползваните стоки.

• Връщане на инсталационни м-ли - за неизползваните стоки.

Общ поглед върху процеса

1. Търговският вход е поръчка за продажба (OR…). От нея се планира какво трябва да се монтира и с какви количества стоки (редовете от поръчката с подходящи артикули се отразяват в задачата за инсталация).

2. Задачата за инсталация обвързва поръчката, клиента и държателя — кой реално държи материалите: потребител (монтажник), автомобил или работна група.

3. При създаване на нова задача системата автоматично създава работна карта към нея — мястото, където се записва реалното вложение на материали и труд.

4. Искане за материали изисква от склада на текущия обект да се отпуснат материали към избрания държател. При одобрение се създават складови/оперативни движения (вкл. тип операция за резервация/инсталация) и се натрупва наличност при държателя по детайлни редове (партиди, серийни номера, когато са приложими).

5. Работната карта консумира тази наличност — маркира колко от материала е реално използвано по ред на детайлна наличност.

6. Продажбата към същата поръчка може да включва редове „от инсталация“: стоки, вложени през работната карта, с различен източник (материали по линията на поръчката срещу общи инсталационни материали). Системата подава готови редове през API към екрана за продажба.

7. Връщане — отделен документ: материалът се връща от държателя; при одобрение се намалява наличността при държателя и се освобождава свързаната с първоначалното отпускане резервация/операция (вкл. серийни номера, когато са замесени).

8. Трансфер между държатели премества вече отпуснати материали от един държател към друг без да минава през ново „искане от склад“, а с отделен протокол и приключване.

Паралелно с това съществуват списъци за одобрение и печат на протоколи (искания, връщания, трансфери, вложени материали по поръчка).

Основни понятия в системата

Поръчката е отправната точка на целия процес. Тя представлява търговско намерение - клиентът иска да купи продукти, които изискват инсталация или монтаж.В нея редовете от поръчката (при подходящ тип артикул) се виждат в задачата като количества „от поръчката“. Ръчно могат да се добавят и допълнителни редове към задачата, които не идват от поръчка.

Задачата за инсталация е документът, който свързва поръчката с конкретен държател (монтажник, автомобил или група). В нея се определя кой ще изпълнява работата, кога и при какви условия. Всяка задача автоматично получава работна карта при създаване.

Държателят Логически „собственик“ на отпуснатите монтажни материали — потребител, автомобил или група. Същият държател трябва да съвпада при съвместни искания от няколко задачи и при връщане „от поръчка“.

. Три типа държатели се поддържат:

• Потребител (монтажник/служител)

• Автомобил (служебен)

• Група/бригада

Искането за материали е документът, чрез който се заявява нужда от материали. Може да бъде свързано с конкретна задача (по поръчка) или да бъде общо (свободно искане).

Наличността при държателя показва какви материали има в момента при даден държател натрупани след одбрено искане - налични за влагане или връщане.

Работната карта е документът, където се описва реално извършената работа. Тук се влагат материали от наличността на държателя и се отчита времето за работа.

Вложените материали са стоките, които са реално използвани по време на инсталацията. Те могат да бъдат:

• По поръчка  - материали за конкретна поръчка

• Инсталационни  - общи инсталационни материали

Връщането на материали е процесът, при който неизползвани или остатъчни материали се връщат от държателя обратно в склада.

Прехвърлянето между държатели позволява материали да се преместват от един държател на друг без да минават през основния склад.

Видове искания за материали

Системата поддържа четири типа искания за материали:

Тип 1 - Искане по поръчка (Заявка) Създава се от задача за инсталация, която е свързана с конкретна поръчка. Материалите се зачисляват към тази поръчка и могат да бъдат продадени само на клиента от поръчката.

Тип 2 - Общо искане (Инсталационни) Създава се свободно, без да е задължително свързано с конкретна поръчка. Материалите са общи и могат да се използват за всяка задача. При влагане в работна карта могат да се продават на клиента.

Тип 3 - Връщане по поръчка Връщане на материали, които са били зачислени към конкретна задача/поръчка. Трябва да се посочи задачата, от която се връщат материалите.

Тип 4 - Общо връщане Връщане на общи инсталационни материали, които не са свързани с конкретна поръчка.

Статуси през целия процес

Статуси на искане за материали:

• Чакащо : Начален статус. Искането чака преглед и одобрение.

• Одобрено : Материалите са изписани от склада и наличността е прехвърлена при държателя.

• Отхвърлено : Искането е отказано.

Статуси на задача и работна карта:

• Отворена : Документът е създаден, но работата не е започнала.

• В процес : Активна работа по задачата/картата.

• Завършена : Работата е приключена.

Статуси на трансфер между държатели:

• Чакащ : Трансферът е заявен, но количествата още не са преместени.

• Приключен : Трансферът е изпълнен успешно.

Детайлен процес : от поръчка до продажба

Етап 1: Създаване на задача

Има два реални начина за създаване на задача:

Вариант А: Ръчно от модула „Задачи за инсталация/монтаж“

1. Отворете Задачи за инсталация/монтаж.

2. Създайте нова задача.

3. Изберете:

   • дата;

   • тип държател;

   • конкретен държател;

   • контрагент;

   • при нужда поръчка;

   • статус;

   • забележка.

4. Добавете нужните стоки в таб „Стоки“.

5. Запазете задачата.

Вариант Б: Автоматично от поръчка

1. Отворете екрана на поръчката.

2. Отбележете чекбокса „Задача за Инсталация“.

3. Системата отваря прозорец за избор на:

   • тип държател;

   • държател;

   • дата на задачата.

4. Запазете поръчката.

При запазване на нова задача/поръчка системата създава автоматично работна карта с описание, че е създадена за тази задача.

*ВАЖНО -  за да наредите задача за инсталация от поръчка трябва да имате въведен адрес(обект/адрес) на контрагента 

Резултат:

• задачата се създава;

• към нея се създава и работна карта;

• вече можете да заявявате материали по задачата.

Етап 2: Заявяване на материали (отпускане от склад към държателя)

Има два варианта:

Вариант А: По задача/поръчка

Използвайте Искания за инсталация/монтаж, когато материалите са за конкретни задачи.

Вариант Б: Общо искане

Използвайте Искания за инсталационни материали, когато материалите не са обвързани с конкретна поръчка, а трябва да се дадат директно на държател.

Докато искането е изчакващо, то може да се редактира. След одобрение — не подлежи на същата редакция.

Настройка „Автоматично отпускане на материали“ : ако е включена, при създаване на ново искане тип по поръчка или общо искане системата може в същата транзакция да изпълни логиката на одобрение автоматично. Тогава не се допускат стоки с серийни номера или партиди — те минават през ръчно одобрение с избор на серии/партиди.

Системата дава възможност за добавяне на допълнителни стоки и/или за коригиране на  количествата в искането за материали

*Важно: Може да се създадат множество искания за една задача. Системата следи кои количества вече са заявени, одобрени и получени.

Етап 3: Одобрение на искането

Одобряващият преглежда заявените количества и може да одобри по-малко количество за всеки ред. За стоки с партиди или серийни номера се изисква детайлно разпределение по всяка партида или номер. За обикновени стоки се създава един ред с общото количество.

Самото одобрение на исканията за ИМ (инсталационни материали) не се прави от основното меню „Инсталация и монтаж“, а от модул:

• Складови операции

Там системата поддържа отделни екрани за:

• Искания за монтаж/инсталация

• Искания за инсталационни м-ли

• Върнати от инсталация/монтаж

• Върнати инсталационни м-ли

1. Отговорният потребител с права за одобрение отваря съответния екран в Складови операции.

2. Проверява заявените артикули и количествата.

3. При нужда редактира количеството.

4. Избира да одобри или отхвърли

Резултат при одобрение:

• материалите се отпускат към държателя;

• записва се складовото движение;

• Нараства обобщената и детайлната наличност при държателя.

Етап 4: Работа по работната карта

Монтажникът отваря работната карта към задачата, вижда наличността при държателя (с филтър според задачата за материали „по поръчка“) и добавя редове колко е използвал. При намаляване на количество по ред системата връща разликата към наличността при държателя; при увеличаване — отново се валидира срещу детайлната наличност.

Тук се записват още труд (чрез интервали или полета), оборудване, бележки.

Етап 5: Продажба на инсталационни материали

Инсталационните материали (тип 2), вложени в работна карта, могат да се продадат на клиента:

От работна карта:

1. Отворете работната карта

2. Отидете в таб "Инсталационни материали"

3. Изберете материалите, които ще се продават (чекбоксове)

4. Въведете количество за продажба в колона "за продажба"

5. Натиснете "Продажба на ИМ"

6. Системата прехвърля избраните материали в нова продажба

От поръчката:

1. В поръчката отидете в таб "Инсталационни материали"

2. Вижте всички вложени материали по задачи

3. Изберете материали и натиснете "Добави към продажба"

При продажба системата:

• Отбелязва продаденото количество в работната карта

• Добавя материалите като редове в продажбата

• При приключване на продажбата - намалява наличността и прехвърля стойността

От поръчка може да се отвори продажба с подадени редове:

• системата подготвя редове от всички работни карти по поръчката, с налично за продажба количество = вложено − вече продадено по съответния ред на работната карта.

• Може да се ограничи по тип източник 

• Алтернативно, от конкретна работна карта се ползва 

В продажбата редовете носят метаданни за връзка към работната карта и източника, за да се отчете продадено количество правилно.

Етап 5: Проверка на наличностите

По всяко време може да проверите какво има у конкретен държател в:

• Наличност при държатели

Етап 6: Прехвърляне при нужда

Ако материалът трябва да се премести от един държател към друг:

1. Отворете Прехвърляне между държатели.

2. Изберете тип държател.

3. Изберете „От държател“ и „Към държател“.

4. Изберете количествата.

5. Запазете документа.

6. Натиснете „Приключи трансфера“.

Резултат:

• количествата се местят реално между двамата държатели.

Етап 7: Връщане на неизползвани материали

Ако останат неизползвани материали:

• използвайте Връщане за инсталация/монтаж, ако материалът е по задача/поръчка;

• използвайте Връщане на инсталационни м-ли, ако материалът е от общо искане.

След това връщането се одобрява от:

• Складови операции

и количеството се приспада от държателя.

Етап 7.1 Връщане на материали към склада

Създава се документ за връщане. Избират се редове от детайлната наличност при държаеля, съвместима с типа (поръчка срещу общо). При одобрение:

• Намалява се количеството по детайлния ред и обобщената наличност при държателя.

• Извиква се освобождаване на резервацията, създадена при първоначалното отпускане (вкл. серийни номера), така че стоката отново да участва коректно в складовия баланс.

Етап 7.2 Трансфер между държатели

Създава се HT документ: от държател А към държател Б, с избор на конкретни детайлни редове и количества. Системата взема предвид и други чакащи трансфери при същия източник. При приключване количествата се преместват между държателите с инсталационна операция тип трансфер.

НАКРАТКО 

Поръчката задава какво е планирано за монтаж. Задачата за инсталация и държателят определят кой носи отговорността за материала. Искането превежда стока от склада към държателя. Работната карта отразява реалното вложение. Продажбата пренася към клиента стойността на вложеното, което още не е продадено. Връщането и трансферът коригират кой какво държи без да объркват основната логика на поръчката.

Какво да проверите, когато нещо не е както очаквате

Не мога да променя държателя на задачата

След като има искане (не отхвърлено), операции по инсталация, наличност при държателя или работа по работна карта, държателят се заключва — съобщението в системата обяснява, че вече има материална история.

Искането не се одобрява — недостатъчна наличност

Проверете свободнота наличност в обекта и резерва по поръчката. За партиди/серии трябва ръчно да се изберат валидни редове.

Автоматичното отпускане не работи

Проверете дали стоките са без партиди и серийни номера и дали настройката е включена.

Не виждам материал в работната карта

Наличността при държателя за търсене е филтрирана: за материали „по поръчка“ се показват редове, връзани със същата задача; общите редове не са ограничени по задача по същия начин.

Не мога да изтрия работната карта

Ако има вложени материали, изтриването е блокирано.

Връщането не минава одобрение

Проверете дали избраните детайлни редове все още имат достатъчно количество при държателя и дали задачата/типът на връщане съвпадат с източника на материала