Начало / Експедиция и опаковане / Задачи за опаковане

Задачи за опаковане

Чрез Модул Задачи за опаковане системата осигурява организираност и точност при подготовката на стоките за транспорт. Потребителите могат да създават задачи, включващи избор на материали, опаковки и служители, отговорни за опаковането, което гарантира, че всяка пратка ще бъде правилно подготвена и готова за експедиция.

Модулът управлява реалното опаковане на стоките преди транспорт.

Тук се:

  • избира или създава опаковка
  • сканират продукти
  • разпределят се количества в опаковки
  • маркира се приключване на опаковка
  • печатат се етикети и опаковъчни листове

В подмодул Задачи за опаковане в табличен вид се виждат всички създадени задачи за опаковане. В горната част на прозореца може да се стартира търсене/филтриране по зададени критерии  - Контрагент, Категория контрагент, Статус, Документ за опаковане No, Продажба, Експедиция No, да се зададе период От и До дата.  Може да се зададе повече от един критерий. По подразбиране се зареждат данните за текущия месец. Търсенето се стартира с бутон . 

Таблицата показва следната информация в колони:

  • Опаковане № - ID номера на задачата за опаковане в системата - PACK00000*****
  • Клиент - кой е контрагента
  • Документ № - номера на документа за опаковане (този, който се разпечатва)
  • Дата - Дата, на която е направено опаковането
  • Статус - статусът на задачата за опаковане - необработена (означава, че задачата съществува, но още не е започната работа по нея или не е финализирана), обработва се (има активна работа — някой в момента слага стоки в опаковки или прави промени), обработена (всички стоки са опаковани, всички опаковки са приключени, и задачата е завършена.)
  • Експедиция - ID номера на задачата за експедиция (EXP0000****), с която е обвързана задачата за опаковане.
  • Продажба № - показва номера на Документа за продажба - Стокова р-ка (или ППП, или Търговски документ). *Ако има генериран повече от един вид документи се показва по подразбиране № на Стоковата р-ка
  • Товарене - ID номера на задачата за товарене (LD000****), с която е обвързана задачата за опаковане.
  • Потребител - Потребителят създал задачата;
  • Опаковал - Потребителят извършил опаковането
  • Тегло - общото тегло в кг. на стоките, включени в задачата за опаковане, в кг. За тази цел трябва да са въведени данни за тегло на стоките. 
  • Обем - общият обем в м3 на стоките в задачата за опаковане. За тази цел трябва да са въведени данни за ш/в/д. 
  • Действия - в последната колона от таблицата има бутони-икони, с които може да се извършват определени действия, според правата на потребителя:
    •  Съобщения - може да оставите коментар/съобщение, който ще бъде видим и за останалите потребители. Например "Ще се обработи по-късно". Когато има добавено съобщение / коментар иконата се променя на . При кликване върху нея се отваря прозорец, в който може да видите всички коментари или да добавите нов. Коментарите могат да се изтриват или редактират. 
    •  Редакция / Преглед - преглед и редакция на задачата за опаковане;
    •  Изтриване - изтриване
    •  Печат - разпечатване на Задача за опаковане и / или Етикети на опаковки

Създаване на нова задача за опаковане. Обработка. Редакция. Преглед

Задача за опаковане може да се създаде по два начина:

  1. В процеса на продажбата. При създаване или редакция на Продажба най-долу в секцията Данни за доставка след избор/добавяне на адрес се появяват допълнителни опции с възможност за поставяне на отметка. Поставете отметка в квадратчето (чек-бокса) пред Задача за опаковане . Цвета се променя на оранжев - . На този етап все още имате възможност, ако отметката е добавена погрешно да я махнете. След запазване на въведените данни/промени с бутон , ако е сложена отметка програмата създава автоматично  Задача за опаковане, обвързана с конкретната продажба, която ще се визуализира в таблицата. При повторно влизане в продажбата квадратчето пред Задача за опаковане вече е в сиво  и отметката не може да бъде махната. 
  2. През Задача за експедиция - При обработка на задачата за експедиция, в дясната част на екрана има поле - Задача за опаковане. Ако вече има създадена задача за опаковане се показва номерът ѝ. Ако няма създадена таква най-долу, вдясно на полето има оранжев бутон  . След натискането му се генерира задача за опаковане PACK0000****. 

Редакцията и обработка на задача за опаковане става с натискане на бутон  Редакция / Преглед  в края на реда на конкретната задача. 

В отворения прозорец най-горе се вижда ID номера на задачата за опаковане, която обработвате, данните за контрагента, продажбата и датата на продажбата, експедицията и датата на експедиция, вида транспорт и дестинацията. Полетата са автоматично попълнени и не могат да се променят. Единственото поле, на което може да промените данните е датата на опаковане - по подразбиране се зарежда датата на експедиция, но може да изберете друга от календара. На следващия ред има поле "Забележка", в което може да добавите в свободен текст данни, които ще се виждат само при отваряне на задачата за опаковане за преглед. 

В лявата част на прозореца, в табличен вид, се виждат продуктите, които трябва да бъдат добавени в опаковка. Таблицата съдържа следните колони и показва информация за

  • ID на продукта,
  • Продукт - наименование на продукта/стоката
  • Мярка
  • Зона
  • Количество - количество за опаковане
  • Неопаковано - неопаковано количество. Ако няма да добавяте цялото количество в конкретната опаковка на този ред описвате количеството, което ще добавите в опаковката. След добавянето на стоката в опаковката, в тази колона ще видите оставащото количество от стоката за опаковане. Пример: Общото количество е 18 бр. За опаковане пишете 12. След като добавите стоката в опаковката (12 бр) в колоната ще се изпише 6, т.е. остават 6 бр неопаковани. Ако сте добавили цялото количество, в колоната се изписва 0. 
  • Действия - 
    •  Съобщения - може да оставите коментар/съобщение, който ще бъде видим и за останалите потребители. Например "Няма наличен цял стек". Когато има добавено съобщение / коментар иконата се променя на . При кликване върху нея се отваря прозорец, в който може да видите всички коментари или да добавите нов. Коментарите могат да се изтриват или редактират. 
    •  Добави в опаковката - с този бутон добавяте избраната стока в опаковката. Ако сте добавили цялото количество от стоката в опаковката, бутонът изчезва. 
    •  Изтриване - изтриване на стоката от задачата за опакова. 

В долната лява част е списъкът на вече готовите опаковки. Тук се виждат всички опаковки, които са създадени и приключени — тоест тези, които вече не се редактират и са готови за изпращане.

В дясната част на екрана е активната работна зона. Тук има падащо меню за избор на текуща опаковка, поле за въвеждане на баркод, и таблица, която показва какво има в момента в избраната опаковка.

Как се прави опаковане стъпка по стъпка

Процесът на опаковане в системата следва логиката на реалната работа в склада. Първо, складовият служител създава нова опаковка чрез бутона с плюс. Системата отваря прозорец за избор на тип опаковка — тук виждате всички дефинирани в системата типове като кашон, палет, чувал, пакет и други. След като изберете тип, системата създава запис за новата опаковка.

Следващата стъпка е да изберете тази опаковка от падащото меню, за да стане тя "активна". Сега всичко, което сканирате или добавяте, ще отива в тази конкретна опаковка.

Полето "Баркод на продукт" е ключовият инструмент. Когато сканирате баркод на стока, системата търси този продукт в списъка със стоки за опаковане. Ако го намери и има количество за опаковане, системата автоматично добавя стоката в текущата опаковка. Ако в настройките на системата е активирана опцията "Единично опаковане по баркод" (Общи настройки) и има налично количество за опаковане, системата ще вземе само една бройка. В противен случай ще вземе цялото налично количество.

Когато добавяте стока в опаковка, системата прави няколко неща едновременно: намалява количеството за опаковане в основния списък, добавя ред в таблицата за съдържанието на текущата опаковка, и записва кой потребител е направил операцията.

Системата има важни правила, които защитават от грешки: не можете да приключите празна опаковка — трябва да има поне нещо вътре. Не можете да опаковате повече стока, отколкото е продадено — ако опитате, системата ще покаже предупреждение. Ако даден артикул не позволява дробни количества (например не може да продавате половин столове), системата изисква да въведете цяло число.

Когато приключите с пълненето на дадена опаковка, натискате бутона с отметка (check). Това променя статуса на опаковката на "приключена" . От този момент опаковката се мести в списъка с готови опаковки и не може да се редактира, освен ако не я "отключите" отново.

Работа с вложени опаковки

Една от мощните функции на системата е възможността да имате опаковки в опаковки. Това е полезно, когато например имате много малки кутии, които слагате в по-голям кашон, и няколко такива кашона слагате в палет.

За да направите това, първо създавате "детската" опаковка (например кутията), приключвате я, и тя отива в списъка с готови опаковки. После създавате "родителската" опаковка (например кашона), избирате я за активна, и от списъка с готови опаковки "влачите" или добавяте кутията в кашона. Системата автоматично разбира йерархията и записва, че кутията сега е в кашона.

Системата има защити срещу грешки при влагане: не позволява да сложите опаковка в самата нея (циклично влагане), не позволява да прехвърляте опаковка в дете на самата нея, и има лимит за максимално ниво на влагане (обикновено до 4 нива), за да не се усложнява прекалено структурата.

Приключване на задачата за опаковане

Когато сте готови с всички опаковки, натискате бутона "Запази" в долната част на екрана. Системата прави няколко важни проверки преди да запише.

Първо, проверява дали има неприключени опаковки — тоест такива, които все още са в режим на редакция. Ако има такива, системата показва предупреждение, но позволява да продължите ако решите.

Второ, проверява дали има останали неопаковани стоки — тоест продукти, които все още имат количество за опаковане различно от нула. Ако има такива, системата пита дали сте сигурни, че искате да приключите задачата, без да сте опаковали всичко. Това е полезно, когато например клиентът е поръчал 10 броя, но ще изпратите само 8 сега, а останалите по-късно.

Ако има неопаковани стоки, системата записва задачата за опаковане със статус" — обработва се. Това означава, че задачата не е напълно завършена и по-късно може да се върнете към нея, за да опаковате останалото.

Ако всичко е опаковано, системата записва задачата със статус  — обработена. Това означава, че задачата е приключена успешно.

Важно е да знаете, че при запис на задачата за опаковане, системата автоматично синхронизира и експедицията. Ако опаковането е приключено (обработено), експедицията също получава статус "обработено" — опакована или готова за транспорт. Ако опаковането е частично (обработва се), експедицията също получава статус — обработва се.

Системата също така изчислява общото тегло и обем на всички опаковки. Това става или автоматично, ако имате настроени типове опаковки с дефинирани тегла и обеми, или ръчно на база на реално въведените данни.


Препоръчително е:

  1. първо да създадете коректните типове опаковки

  2. после да групирате стоките по опаковки

  3. накрая да приключите всяка опаковка

  4. след това да печатате етикетите и опаковъчния лист