Оналйн поръчки

Въведение

Модулът „Онлайн поръчки“ събира на едно място всички поръчки от свързаните онлайн магазини, заедно с ръчно въведените поръчки, и води всяка от тях от постъпването до доставката и фактурирането.

Поръчките от магазина пристигат в ERP автоматично. Всяка промяна по статуса, плащането и доставката, направена в ERP, се връща обратно към магазина. Ръчните поръчки (с номер MANUAL-…) са само в ERP и не се изпращат към магазина.

Къде се намира. В страничното меню отворете групата Онлайн поръчки. В нея има три подменюта:

Подробни ръководства за двете подменюта: Заявки за връщане · Етикети на онлайн поръчки.

Права. Какво виждате зависи от правата ви за модула: „Преглед“ показва списъка и детайлите, „Добавяне“ показва бутона за нова поръчка, „Редакция“ позволява промени, обединяване и смяна на статуси. Ако някой бутон от това ръководство липсва при вас, най-често причината е липсващо право — обърнете се към администратора.

Поръчките се виждат и на други места: в таблото (джаджите „Онлайн поръчки“ и обобщението им), в справките „Онлайн поръчки“ и „Продадени онлайн стоки".

Списък с онлайн поръчки

Списъкът показва по 50 поръчки на страница, зарежда още при превъртане и помни последните ви филтри до следващото отваряне.

Филтри

Задайте филтрите и натиснете бутона с лупата („Търсене“). Списъкът не се обновява сам, докато променяте полетата.

Бутонът „Допълнителни филтри“ до лупата отваря още четири полета: Email, Телефон, Начин на плащане и Куриер (напр. „Econt офис“, „Speedy автомат“, „Вземане от обекта – София“). Числото върху бутона показва колко от тях са попълнени.

Може да търсите и от общото поле за търсене в горната лента на ERP — то се прилага върху филтрите.

Колони

Колоните може да скривате, местите и разширявате; ERP запомня подредбата за вашия потребител. Бутонът долу вляво връща началния изглед или напасва колоните към ширината на екрана.

Цветове

• Червен статус — необработена поръчка, иска внимание.
• Зелен статус — обработена.(има продажба по нея)
• Синьозелен статус — очаква предаване към куриер.
• Жълт/оранжев статус— някой от „частичните“ статуси.
• Сив, наклонен ред — поръчката е пренасочена към друг обект или е обединена в друга поръчка. Такива редове са само за справка: артикулите се виждат, но няма действия и поръчката не се отваря.

Артикули в списъка

Стрелката пред номера на поръчката отваря артикулите й директно в списъка: баркод, име, количество, единична цена и сума след отстъпка. Клик върху баркода отваря картона на стоката.

Бутони в колона „Действия“

Групови действия

Отбележете поръчки с отметката вляво. Долу вдясно се появяват бутони:

• Принтиране на поръчки (N) — един PDF с всички избрани поръчки, по една на страница, със снимките на артикулите. Удобно за комплектоване в склада.
• Обединяване на поръчки (N) — появява се само ако всички избрани са необработени и имат артикули.
• + (Нова поръчка) — създава ръчна поръчка (вижте раздел „Ръчни поръчки“).

Обединяване на поръчки

Обединяването прехвърля стоките на няколко поръчки в една нова, за да се изпратят с една пратка. Поръчките трябва да са:

1. От един и същ магазин.
2. На един и същ клиент (същият e-mail).
3. С един и същ начин на плащане.
4. Всички необработени.

В прозореца изберете с радио бутон коя поръчка дава данните за доставка; при различни адреси излиза червено предупреждение. След „Обеди“ ERP създава новата поръчка и я отваря. Старите остават в списъка сиви, само за справка, и статусът им следва новата. Ако някоя стока не може да се резервира, ERP показва списък с нея.

Преглед и редакция на поръчка

Екранът на поръчката има две части: вляво табове с артикулите и движенията по тях, вдясно формуляр с клиента, доставката и плащането. Отваря се с двоен клик върху ред, с лупата в „Действия“ или с клик върху номера на поръчката (в нов таб).

Заключване при редакция

Само един потребител може да редактира поръчката едновременно.

• Ако я е отворил друг потребител, излиза прозорец „Блокирана за редакция“, формулярът е заключен и долу пише „Блокиране от …“. Можете само да разглеждате.
• Ако вече сте я отворили в друг таб на браузъра, ERP ви предупреждава и ви връща към списъка.
• Заключването се освобождава с „Затвори“, с преминаване към друг модул или със затваряне на таба.

Над табовете може да има жълта лента: „Поръчката е обединена в поръчка ID …“ (тя вече не може да се променя) или „Обединена поръчка от: №…“ (това е новата, обединена поръчка).

Табове

Някои табове се показват само когато има какво да съдържат.

Таб „Съдържание“

Таблицата показва за всеки ред: баркод, име, мерна единица, количество, цена преди търговска отстъпка, ТО (%), единична цена след отстъпките, сума и забележка. Колона „Тегло“ е скрита и се включва от менюто на колоните. Под таблицата са общите суми на поръчката.

Цвет на реда:

• Розов — артикулът изобщо няма наличност.
• Светложълт — налично е само част от количеството.
• Лилав — съставен артикул (комплект); наличността му идва от стоките, от които е съставен.

Икони в колона „Действия“ на реда:

• Картинка — посочете за снимка на стоката.
• Кабарче — файлове, качени от клиента към този продукт.
• Жълт триъгълник — продуктът от магазина не съществува в склада на ERP. Такъв ред не може да се продаде, докато стоката не се създаде или свърже.
• Кошче — изтрива реда след потвърждение. Липсва, ако от реда вече има продадено количество. Записан ред се изтрива веднага; незаписан — само от екрана.

Добавяне на артикул

Лентата за добавяне е над таблицата и се вижда, докато поръчката не е изпратена, доставена или отказана.

1. В полето за търсене изберете стока или услуга. Цената се попълва автоматично от картона.
2. Въведете К-во, при нужда променете Ед. цена и ТО(%).
3. Натиснете Добави.
4. Натиснете Запази — добавеният ред не е записан, докато не запазите поръчката.

Стока без мерна единица не може да се добави — първо я попълнете в картона на стоката.

Формулярът вдясно

Отгоре надолу формулярът има пет блока.

Магазин и етикети. Магазинът е заключен за поръчки от магазина и се избира само при ръчни поръчки. Етикетите се добавят и махат от тук и се записват веднага, без „Запази“.

Клиент. Име, фамилия, телефон, e-mail и отметката „Клиента желае фактура“. Над полетата е общият брой поръчки на клиента и значка за надеждността му:

Ако клиентът е отбелязан като нелоялен, излиза жълто предупреждение с броя отбелязвания и последните основания (дата, кой го е отбелязал, от кой магазин).

Отбелязване на нелоялен клиент. Натиснете червената икона „човече с черта“ до заглавието „Клиент“, опишете основанието (поне 10 символа) и натиснете Отбележи. Оттук нататък клиентът се открива по име, e-mail и телефон в всички следващи поръчки.

Данни за фактура. Показват се само с отметната „Клиента желае фактура“. Задължителни са Име на фирма, ЕИК, Град и МОЛ; Адресът е по желание. Полето „ДДС номер“ се вижда, ако магазинът е изпратил такъв.

Данни за доставка и Плащане са описани в следващите два раздела.

Записване

Бутоните за запис липсват при отказана поръчка, при поръчка, обединена в друга, и когато поръчката е заключена от друг потребител. Ако липсва задължително поле, излиза „Моля попълнете всички задължителни полета!“ и полетата се оцветяват в червено.

Статуси и плащане

Статусът на поръчката се сменя сам, когато правите продажби и товарителници по нея; ръчната смяна е за изключения. Всяка смяна на статуса се изпраща и към онлайн магазина (освен при ръчни поръчки), така че клиентът вижда новия статус в профила си.

Статуси на поръчката

„Върната“ и „Отказана“ не се преизчисляват автоматично. Отказана поръчка освобождава резервираната си наличност и не може да се редактира.

Ръчна смяна. В блок „Плащане“ на формуляра изберете статус от полето Статус и натиснете „Запази“. Имайте предвид, че следващата продажба или товарителница преизчислява статуса наново. „Отказана“ не се избира от тук — използвайте кошчето в списъка.

Плащане

В блок „Плащане“ има две полета:

• Начин на плащане — както е избрал клиентът: в брой, по банка, наложен платеж, виртуален ПОС (карта) или друг начин от номенклатурата.
• Статус на плащане — Неплатено, Платено или Частично платено.

Правила, които ERP спазва:

1. Поръчка, платена с карта през виртуален ПОС, винаги е „Платено“ — и при частична обработка.
2. Когато правите продажба по поръчката, статусът на плащане се пренася в продажбата (неплатена / платена / частично платена).
3. Плащанията по продажбите обновяват статуса на плащане на поръчката.
4. Наложен платеж върху товарителницата се слага само при начин на плащане „Наложен платеж“ и неплатена продажба. Платена поръчка никога не получава наложен платеж.

Ако клиентът е използвал код за отстъпка, той се вижда в блока заедно с процента. Тази обща отстъпка се прилага върху всички стоки, но не и върху услугите (напр. доставка).

Пренасочване към друг обект

Ако поръчката трябва да се изпълни от друг склад или магазин:

1. В полето Пренасочване към обект изберете обекта.
2. Натиснете стрелката до полето и потвърдете.

Пренасочване е възможно само за необработени поръчки. Заедно с поръчката се премества и резервацията й. В началния обект поръчката остава в списъка сива и само за справка.

Доставка и куриери

Данните за доставка се редактират в блок „Данни за доставка“ на поръчката, а товарителницата се създава от продажбата по поръчката.

Начини на доставка

Полето Куриер предлага винаги „Вземане от обекта“ и „Собствен транспорт“, плюс куриерите, включени в Настройки → Куриери.

След това попълнете по нужда:

• Допълнение към адреса — блок, вход, етаж и т.н. Не се показва при доставка до офис или автомат.
• Лице за контакт, Телефон за контакт, Email на клиент — кой приема пратката. Ако останат празни, ERP ползва името, телефона и e-mail-а на клиента.
• Забележка — свободен текст към поръчката; вижда се и в списъка.

Международни пратки

За доставка извън България изберете държавата в полето Държава на Econt или Speedy, преди града. Ако държава не е избрана, ERP приема България. При Econt за чужбина адресът е задължителен.

Товарителници

Товарителница се създава от продажбата, не от поръчката:

1. При създаване на продажбата сложете отметка Генерирай товарителница — тя се създава при записа. Ако пратката е от няколко пакета, отбележете „Пратката се състои от няколко пакета“ и въведете броя.
2. Ако продажбата вече е записана, в списъка с продажби отворете менюто на реда и изберете Генерирай товарителница/и.

След това в списъка с онлайн поръчки се появява иконата с камионче. Тя съдържа за всяка товарителница:

• Принтирай товарителница — отваря етикета на Econt или Speedy за печат.
• Проследи пратка — показва движението на пратката в куриера.
• Изтрий — анулира товарителницата след потвърждение.

Статусът на товарителниците при куриера (приета, доставена) автоматично премества поръчката към „Изпратена“ и „Доставена“.

Резервация и продажба от склада

Когато резервацията е включена, всяка нова поръчка веднага запазва стоките си в обекта, за да не бъдат продадени на друг клиент. Изписването от склада става едва с продажбата.

Включване

Резервацията се включва отделно за всеки магазин: Настройки → API настройки на магазина → „Резервиране на количествата при нова поръчка“.

Как работи

• Резервира се само това, което има свободно в обекта. Услугите и продуктите, които липсват в ERP, не се резервират.
• Резервацията взема първо най-старите партиди (по срок на годност и дата на доставка).
• Запазената стока не се вижда като свободна за други продажби, но се вижда като налична за собствената й поръчка.
• При редакция на поръчката резервацията се изравнява: намалено количество освобождава стока, добавена или увеличена се резервира, ако има свободна наличност.
• Ако няма достатъчно, след „Запази“ излиза съобщение „Недостатъчна наличност за резервация: … (поръчано X, резервирано Y)“. Поръчката се записва и тогава.

Резервацията се освобождава, когато:

1. Стоката се продаде по поръчката.
2. Редът се изтрие или количеството му се намали.
3. Поръчката се изтрие или стане „Отказана“ (вкл. отказ от магазина).

При пренасочване към друг обект резервацията се мести там и се разпределя по партидите на новия обект.

Продажба по поръчката

Това е основната стъпка при обработка на поръчка.

1. Отворете таб Налични в обекта.
2. Отбележете редовете за продажба (отметката в заглавието избира всички). Напълно продадените редове са светлозелени и не се избират.
3. Натиснете Продажба и потвърдете. ERP първо записва поръчката, създава клиента като контрагент (ако не съществува) и отваря формуляра за нова продажба.
4. В продажбата са пренесени стоките, цените без ДДС, отстъпките, адресът за доставка и статусът на плащане. Прегледайте, при нужда отбележете „Генерирай товарителница“ и запазете.

Ако в настройките не се допуска продажба на минус, се прехвърля само наличното количество и ERP изписва колко броя ще бъдат прехвърлени. Остатъкът може да се продаде по-късно с нова продажба. Една поръчка може да има няколко продажби — всички се виждат в таб „Продажби към поръчката“.

Когато не стига наличност

Заявките и нарежданията се свързват с поръчката и носят нейния номер.

Ръчни поръчки

Ръчна поръчка се създава за поръчки по телефон, e-mail или социални мрежи и получава номер MANUAL-<ID>. Тя се обработва като всяка друга поръчка, но нищо от нея не се изпраща към онлайн магазина.

Създаване

1. В списъка натиснете кръглия бутон + долу вдясно („Нова поръчка“). Отваря се празен екран на поръчка.
2. Изберете Магазин или оставете „Без магазин“. Магазинът тук е само за информация и може да се смени по-късно.
3. Попълнете клиента: Име и Фамилия са задължителни, плюс поне едно от Телефон и Email.
4. Иконата „копирай“ до заглавието „Клиент“ пренася името, телефона и e-mail-а в контактите за доставка.
5. Добавете артикули от лентата над таблицата (вижте „Добавяне на артикул“).
6. Изберете доставката. По подразбиране е „Вземане от обекта“ — тогава адрес не е нужен.
7. Проверете начина и статуса на плащане (по подразбиране „Неплатено“).
8. Натиснете Създай и остани (поръчката се отваря с новия си номер) или Създай (връща към списъка).

Етикети, отбелязване на нелоялен клиент, пренасочване и табовете с продажби и документи се появяват едва след първия запис.

Изисквания към данните

• Телефон — само цифри, по желание с водещ +, от 7 до 15 цифри, без интервали и тирета (напр. 0888123456 или +359888123456).
• Email — във вид име@домейн.bg.

Тези проверки важат само за ръчни поръчки. При поръчки от магазина се пази това, което е въвел клиентът.

Разлики спрямо поръчките от магазина

История на клиента

ERP свързва поръчките на един клиент по контрагент, по e-mail или по телефон (0888…, +359888… и 00359888… се считат за един номер). Така и ръчната поръчка показва таб „История“ и общия брой поръчки на клиента.

Индивидуални продукти и производство

Индивидуален продукт е продукт, който клиентът е настроил сам в конфигуратора на магазина (размери, материали, допълнения). Такиви продукти се изработват по поръчка и се виждат в отделен таб Индивидуални продукти (N), който се появява само ако поръчката има такива.

Какво се вижда

За всеки продукт: наименование, количество, мярка, забележка с избраните опции, цена и вложени стоки (материалите за 1 бр. продукт). Таблицата е само за преглед — данните идват от магазина. Цената се показва с или без ДДС според настройките на продажбите.

Колона Производство показва етапа:

Нареждане на производство

1. Отбележете продукти, за които още няма производство.
2. В полето Към обект изберете къде да се произведат.
3. Натиснете Нареди производство. Продуктите преминават в етап „Наредено“ и не могат да се наредят втори път.

Бутонът изисква право за преглед в модула „Нареждане за производство“. По-нататък производството се води от модулите за производство, а етапът тук се обновява сам.

Продажба

1. Отбележете продукти в етап „Произведено“.
2. Натиснете Продажба. Отваря се нова продажба с тях, а клиентът и адресът се взимат от поръчката.

Ако в настройките е разрешена продажба на минус, продукт без наредено производство може да се продаде директно. Ако сред избраните има непродаваеми, ERP спира с съобщение „… от избраните продукти не могат да бъдат продадени“ — махнете ги от селекцията. Бутонът изисква право за добавяне в модул „Продажби“.

Прикачени файлове и съобщения

Клиентът може да качи файлове (PDF, JPG, PNG) в магазина — например лого за печат или чертеж. Те пристигат в ERP заедно с поръчката на две нива:

Ако поръчката има файлове, в списъка се появява икона „Прикачени файлове“ в колона „Действия“. Клик върху името на файл го отваря в ERP; иконата до него го сваля.

Съобщения към поръчката

Иконата „балонче“ в списъка отваря вътрешен чат към поръчката — за бележки между колеги (напр. „клиентът ще вземе в петък“). Клиентът не вижда тези съобщения. Оранжева точка на иконата означава съобщение, което не сте видели, а зелена — че сте ги прочели. След затваряне на прозореца съобщенията се отбелязват като прочетени.

Документи, фактури и печат

Фактури и други счетоводни документи се издават от продажбата по поръчката, не от самата поръчка. Поръчката само събира всички документи на едно място.

Фактура

Ако клиентът е поискал фактура (колона „Фактура“ = Да), формулярът за продажба показва червено предупреждение „Клиентът желае фактура!“. Фирмените данни са в блок „Данни за фактура“ на поръчката — проверете ги, преди да направите продажбата.

Фактурата се издава както за всяка продажба: от списъка с продажби, менюто на реда → Издаване на фактура, или автоматично, ако е включена автоматизацията за фактури в настройките.

Къде да намерите документите

Печат на поръчка

• Една поръчка — иконата „принтер“ в колона „Действия“.
• Няколко поръчки — отбележете ги и натиснете Принтиране на поръчки (N). Получавате един документ, по една поръчка на страница, със снимките на артикулите.

И двата начина отварят PDF във вградения преглед на ERP, откъдето се печата или сваля. Печатът на товарителници е описан в раздел „Доставка и куриери“.

Справки и табло

За обобщени данни използвайте справките Онлайн поръчки и Продадени онлайн стоки в модул „Справки“, както и джаджите за онлайн поръчки в таблото.

Етикети

Етикетите са цветни маркери, с които групирате поръчките (напр. „Спешна“, „Чака обаждане“, „Подарък“). Една поръчка може да има няколко етикета, а списъкът се филтрира по тях.

Системни етикети

ERP слага два етикета сам:

Вторият етикет е сигнал, че поръчките могат да се обединят и да се изпратят с една пратка. И двата могат да се махнат или добавят ръчно, но „Няколко необработени поръчки“ се преизчислява при следващата промяна по поръчките на клиента (нова поръчка, обработване, обединяване) — ръчната промяна може да се върне. Системните етикети не могат да се преименуват или изтриват, но цветът им се променя.

Управление (Онлайн поръчки → Етикети)

Страницата показва всички етикети с име, цвят и тип (системен или собствен).

• Нов етикет — бутон + долу вдясно. Въведете Име, изберете цвят, проверете „Изглед“ и натиснете Запази.
• Редакция — иконата „молив“ на реда.
• Изтриване — иконата „кошче“. Етикетът се маха от всички поръчки.

Слагане на поръчка

В детайлите на поръчката, под полето „Магазин“, започнете да пишете името на етикета и го изберете. Премахва се с хиксчето на чипа. Промяната се записва веднага — не е нужно „Запази“.

Заявки за връщане

Клиентите подават заявки за връщане или замяна от онлайн магазина, а вие ги обработвате в Онлайн поръчки → Заявки за връщане или замяна. Обработената заявка връща стоката в склада и прави поръчката „Върната“.

Списък и филтри

Филтри: Статус, Номер на заявка, Номер на поръчка, Дата (период). В допълнителните филтри: Тип (Връщане / Замяна), Заявител, E-mail, Телефон. Колоните показват номер на заявката и поръчката, тип, заявител, статус, стойност, дата и дата на обработка. Червен триъгълник втората колона означава нелоялен клиент.

Действия

От прозореца с детайли може да отбележите заявителя като нелоялен клиент — същото като в поръчката.

Обработка на връщане

1. Натиснете Обработи и потвърдете. Заявката преминава „В обработка“.
2. Отваря се екранът за връщане на стока към продажбата, с попълнени количества от заявката.
3. Проверете количествата и запазете връщането. Заявката става „Обработена“, а поръчката — „Върната“.

Обработката не стартира, ако има незавършена инвентаризация, или ако по поръчката няма продажба (съобщение „Липсва операция по продажба за тази заявка“). Възстановяването на парите към клиента става отделно, по показания IBAN.

Чести въпроси