Електонна поща

Електронна поща 

Вграденият пощенски клиент Ви позволява да четете, пишете и изпращате имейли директно от ERP системата, без да отваряте отделна пощенска програма. Освен това писмата могат да се свързват с контрагенти, да се записват в кореспонденция и да създават активности в CRM.

Това ръководство обяснява как да настроите пощенски акаунт и как да работите с пощата в ежедневието.

1. Първоначална настройка на акаунт

Настройката на пощенските акаунти се прави от Профила Ви, а не от самия пощенски екран.

Стъпки:

1. Отворете Профил (иконата/менюто с потребителя горе).

2. Изберете таба „Пощенски акаунти“.

3. Натиснете бутона ➕ (Добави акаунт) до полето „Акаунт“.

💡 Може да добавите до 3 пощенски акаунта на потребител. Имейлът и паролата се въвеждат веднъж и се използват едновременно за входящата (IMAP) и изходящата (SMTP) поща.

Таб „Основни“

✅ Автоматично попълване: За популярни доставчици (Gmail, Outlook, Yahoo, ABV и др.) сървърите за IMAP/SMTP и портовете се попълват автоматично, след като въведете имейла. В повечето случаи е достатъчно да въведете само имейл + парола.

2. Ръчна настройка на IMAP / SMTP

Ако Вашият доставчик не се разпознае автоматично, отворете таба „IMAP / SMTP“ и попълнете данните ръчно. Точните стойности вземете от Вашия имейл доставчик или ИТ администратор.

Входящ (IMAP)

Изходящ (SMTP)

🔎 Ако не сте сигурни за защитата/порта: най-често работещата комбинация е IMAP: SSL/TLS порт 993 и SMTP: SSL/TLS порт 465 (или STARTTLS порт 587).

3. Подпис

В таба „Подпис“ можете да оформите личен подпис с форматиран текст (получер, курсив, списъци, връзки, таблици) чрез вградения редактор. Можете да вмъквате и изображения (напр. лого) — те се качват към акаунта и се добавят автоматично в края на изходящите писма.

4. Тест на връзката и запазване

Преди да запазите, натиснете „Тест на връзката“. Системата ще провери и входящата, и изходящата поща и ще покаже резултат:

IMAP: OK   |   SMTP: OK

• Ако някоя от двете е грешка, ще се покаже съобщение с причината (напр. грешна парола, грешен порт или блокиран достъп).

• При успех натиснете „Запази“.
  
  

🔑 Смяна на паролата: При вече запазен акаунт полето за парола показва маска. Оставете маската непроменена, за да запазите текущата парола, или въведете нова, за да я смените.

За да изтриете акаунт, отворете го и натиснете „Премахни акаунта“.

5. Отваряне на пощата

Отворете пощенския екран от адрес /mail (или от съответната точка в навигацията на системата).

Екранът е разделен на:

• Ляво: акаунти и папки;

• Център: списък с писма;

• Дясно / долу: четец на избраното писмо (в зависимост от избрания изглед).

Първо отваряне без настроен акаунт: ако още нямате пощенски акаунт, системата ще Ви попита „Нямате настроен пощенски акаунт.

Желаете ли да добавите пощенски акаунт?“. При потвърждение се отваря директно табът „Пощенски акаунти“ от профила (вижте 1). След като запазите акаунт, пощата се зарежда автоматично.

6. Папки и синхронизация

В лявата колона всеки акаунт е отделен блок, който можете да свиете/разгънете. Под всеки акаунт са неговите папки (Входящи, Изпратени, Чернови, Кошче, Спам, Архив и др.).

• 🔒 Иконата катинар означава защитена връзка.

• До всяка папка се показва брояч на непрочетените писма (ако има).

• Под името на акаунта се вижда „Последна синхронизация“ и статус на пълната синхронизация на историята.

Как работи синхронизацията:

• При първо отваряне на пощата папките се обновяват автоматично от пощенския сървър (затова понякога има кратко изчакване първия път).

• Писмата се теглят автоматично във фонов режим според избрания интервал (1).

• При клик върху папка тя се синхронизира и на момента (виждате кратък индикатор „Синхронизира се папката…“). Ако папката е синхронизирана съвсем наскоро, повторна синхронизация не се стартира излишно.

• Пълната история на пощата се изтегля постепенно на части. Докато този процес тече, броячите отразяват вече изтеглената част, а не непременно цялата история.

7. Списък с писма

В центъра е списъкът с писма за избраната папка.

Лента с инструменти (горе):

• Търсене — по тема или изпращач.

• Непрочетени — превключвател, който показва само непрочетените писма.

• Изглед (иконата с менюто) — три режима:

  • Списък — само списъкът на цял екран;

  • Вертикално — списък отляво, четец отдясно;

  • Хоризонтално — списък отгоре, четец отдолу.

• Настройки (зъбно колело) — виж 12.

В самия списък:

• Сортиране по Тема или Дата (клик върху заглавието на колоната).

• 🚩 Маркер (флаг) — клик върху флагчето маркира важно писмо.

• 📎 Икона за прикачени файлове.

• Непрочетените писма са откроени.

• Странициране долу — по 50, 100 или 200 писма на страница.

Масови действия:

1. Натиснете иконата ☑ (Масови действия).

2. Изберете писма с чекбоксовете (или „Избери всички на страницата“).

3. Приложете действие: Изтрий, Маркирай като прочетени/непрочетени,

   Маркирай/Размаркирай.

4. Натиснете „Готово“, за да излезете от режима.

Режим „Разговори“ (вкл. от Настройки, 12): писмата от една и съща тема се групират в разговор, който можете да разгънете.

8. Четене на писмо

Кликнете писмо, за да го отворите в четеца. Горе има лента с действия:

Показват се темата, подателят, получателите, копие (Cc) и датата. Тялото на писмото се визуализира в защитена изолирана рамка. Връзките в писмото се отварят в нов таб.

ℹ️ Отварянето на писмо автоматично го маркира като прочетено. При нужда можете да го върнете на „непрочетено“ от бутона в лентата.

Външно съдържание (изображения): Ако писмото съдържа външни изображения, те са блокирани по подразбиране и виждате лента с бутони:

• „Покажи изображенията“ — зарежда ги само за това писмо (през защитен прокси);

• „Винаги се доверявай на подателя“ — добавя подателя към доверените и занапред изображенията му се показват автоматично.

Прикачени файлове: показват се долу като плочки. Клик върху плочка (или иконата за изтегляне) сваля файла на компютъра Ви.

9. Писане и изпращане

Натиснете кръглия бутон ➕ долу вдясно на пощенския екран, за да отворите прозореца за ново писмо.

Накрая натиснете „Изпрати“. Трябва да има поне един получател и избран акаунт.

Полезно да знаете:

• Подпис: ако акаунтът има настроен подпис (§3), той се добавя автоматично в съдържанието. При смяна на акаунта от полето „От акаунт“ подписът се обновява.

• Отговор / Препращане: при отговор темата получава представка „Re:“, а при препращане — „Fwd:“, и оригиналното писмо се цитира отдолу. При отговор адресът на подателя се попълва автоматично в полето „До“.

• CRM опциите се появяват сами: превключвателите „Запази в кореспонденция“ и „Създай активност в CRM“ се показват само когато получателят е разпознат контакт/фирма от CRM. В този случай „Създай активност“ се включва автоматично (можете да го изключите).

10. Чернови

• Натиснете „Чернова“ в прозореца за писане, за да запазите писмото, без да го изпращате. То се записва в папка Чернови (за чернова е достатъчно да има тема, съдържание, получател или прикачен файл).

• За да продължите работа по чернова, отворете папка Чернови и кликнете върху писмото — то се отваря директно в прозореца за писане (а не в четеца), готово за редакция и изпращане.

11. Връзка с CRM и кореспонденция

Това е ключово предимство на вградената поща — писмата се обвързват с клиентите Ви.

При четене на писмо:

• Ако подателят не е в CRM — бутон „Добави нов контакт“ създава контакт.

• Ако подателят е контрагент/контакт от CRM — бутон „Добавяне в CRM“ с опции:

  • „Запази в кореспонденции“ — прикача писмото (и по избор прикачените файлове) към кореспонденцията на контрагента. При повторно записване се предлага „Обнови в кореспонденция“.

  • „Запитване“ — създава ново запитване (request) от писмото.

При изпращане на писмо (когато получателят е свързан с CRM) са налични превключвателите:

• „Запази в кореспонденция“ — записва изпратеното писмо към кореспонденцията (можете да изберете кои прикачени файлове да се пазят в копието);

• „Създай активност в CRM“ — регистрира активност за контакта.

12. Настройки на клиента

Бутонът зъбно колело в лентата на пощата отваря настройките на клиента:

• Акаунт — избор на акаунт, за който важат настройките;

• Последна синхронизация — информативно;

• Разговори — превключвател, който групира текущо синхронизираните писма по разговор в списъка.

ℹ️ Настройките за сървъри, пароли и интервал на синхронизация са в Профил → Пощенски акаунти (§1), а не тук.

13. Сигурност — какво трябва да знаете

Пощата е чест канал за зловреден код и проследяване. Затова клиентът има няколко слоя защита, за които е добре да знаете:

• Външното съдържание е блокирано по подразбиране. Външните изображения не се зареждат, докато не натиснете „Покажи изображенията“ или не се доверите на подателя. Това пречи на подателя да разбере кога/дали сте отворили писмото.

• Изображенията минават през защитен прокси — браузърът Ви не се свързва директно със сървъра на подателя.

• Съдържанието на писмата се изпълнява в изолирана среда — скриптове от писма не могат да достъпват системата или Вашите данни.

• Доверявайте се на податели разумно — добавяйте в „доверени“ само подателите, които наистина познавате.

⚠️ Бъдете предпазливи с прикачени файлове и връзки от непознати податели, дори при активни защити.

14. Често срещани проблеми

„Тестът показва грешка при IMAP или SMTP.“ Проверете имейла и паролата, после сървъра, порта и защитата (2). За Gmail/Yahoo и акаунти с двуфакторна автентикация вижте бележката по-долу.

Gmail / акаунти с двуфакторна автентикация (2FA). Обикновената парола често не работи за външни програми. Създайте парола за приложение (app password) от настройките за сигурност на съответния доставчик и я въведете вместо обичайната парола. При Gmail трябва да е разрешен и достъпът по IMAP.

„Не виждам всичките си стари писма.“ Пълната история се изтегля постепенно във фонов режим. Изчакайте синхронизацията да приключи; можете и да кликнете папката, за да я обновите на момента.

„Изображенията в писмото не се показват.“ Това е нормално — външното съдържание е блокирано за защита. Натиснете „Покажи изображенията“ за конкретното писмо (8).

„Няма акаунт. Настройте поща от профила.“ Още не е добавен пощенски акаунт — вижте 1.

„Изпратените писма не се записват при клиента.“ Уверете се, че SMTP е тестван успешно и че сте избрали правилния акаунт в полето „От акаунт“ при писане.