Ръководство за работа с модул „Облак“

Модулът „Облак“ в Slavyan ERP ви позволява да създавате, качвате, подреждате и управлявате фирмените си файлове и документи директно в системата.

Чрез него можете да съхранявате важната информация на едно място и да я организирате в папки според отдел, проект, клиент или вид документ.

1. Достъп и потребителски права

Достъпът до модул „Облак“ зависи от зададените права на конкретния потребител.

Според настройките потребителят може:

• да няма достъп до модула;

• да има достъп само до собствените си файлове, папки и записи;

• да има достъп до всички записи в модула.

Правата се определят според ролята и отговорностите на потребителя в системата. Ако не виждате модул „Облак“ или част от съдържанието в него, обърнете се към администратор на Slavyan ERP за проверка на достъпа.

2. Основен екран

Основният екран на модула е разделен на две части:

• Дървовидна структура вляво – показва достъпните за потребителя папки и подпапки;

• Работна зона вдясно – показва съдържанието на избраната папка.

Под всяка папка или файл се визуализира и размерът на съдържанието.

3. Навигация между папките

За да отворите дадена папка, натиснете върху нейното име или икона.

Избраната папка се отваря в основната работна зона, където ще видите:

• нейните подпапки;

• качените файлове;

• създадените документи.

Можете да използвате и структурата в лявата част на екрана, за да преминавате бързо между отделните папки и подпапки.

Видимите папки и файлове зависят от предоставените на потребителя права.

4. Промяна на начина на визуализация

В горния десен ъгъл на работната зона можете да изберете как да се показва съдържанието:

• изглед с плочки – папките и файловете се показват като отделни карти;

• списъчен изглед – съдържанието се подрежда в списък.

Изберете изгледа, който е най-удобен за вашата работа.

5. Създаване на нова папка

За да създадете нова папка:

1. Отворете папката, в която искате да бъде добавена.

2. Натиснете оранжевия бутон с икона на папка и знак „+“ в долния десен ъгъл.

3. Въведете име на новата папка.

4. Потвърдете създаването.

Новата папка ще се появи в текущо отворената директория.

Препоръчително е да използвате ясни имена, например:

• „Договори“;

• „Оферти“;

• „Фактури“;

• „Клиенти“;

• „Разходи“;

• „Проекти“;

• „Ръководства“.

6. Добавяне на файл или документ

Натиснете оранжевия бутон „+“ в долния десен ъгъл.

Ще се покажат следните възможности:

• „Нов txt-файл“;

• „Нов Word документ“;

• „Нова Excel таблица“;

• „Качи файл“.

Избраният файл или документ ще бъде създаден или качен в папката, която е отворена в момента.

Наличните действия също могат да зависят от правата на потребителя.

7. Създаване на нов текстов файл

За да създадете обикновен текстов файл:

1. Отворете желаната папка.

2. Натиснете бутона „+“.

3. Изберете „Нов txt-файл“.

4. Въведете име на файла.

5. Добавете желаното съдържание.

Този формат е подходящ за кратки бележки, инструкции и друга текстова информация.

8. Създаване на Word документ

За да създадете нов документ:

1. Натиснете бутона „+“.

2. Изберете „Нов Word документ“.

3. Въведете име на документа.

4. Добавете и оформете необходимото съдържание.

Word документите са подходящи за договори, ръководства, протоколи, предложения и други фирмени документи.

9. Създаване на Excel таблица

За да създадете нова таблица:

1. Натиснете бутона „+“.

2. Изберете „Нова Excel таблица“.

3. Въведете име на таблицата.

4. Добавете необходимата информация.

Excel таблиците могат да се използват за справки, списъци, изчисления и структуриране на данни.

10. Качване на файл

Можете да добавите файл от вашето устройство:

1. Отворете папката, в която искате да го съхраните.

2. Натиснете бутона „+“.

3. Изберете „Качи файл“.

4. Посочете файла от вашето устройство.

5. Потвърдете качването.

След успешното качване файлът ще се появи в избраната папка.

11. Управление на папки и файлове

До всяка папка или файл има бутон с три вертикални точки.

При натискането му се отваря меню с наличните според потребителските права действия:

Отвори

Отваря избраната папка или файл.

Премести

Позволява да преместите папката или файла в друга директория.

1. Натиснете трите точки.

2. Изберете „Премести“.

3. Посочете папката, в която искате да го преместите.

4. Потвърдете действието.

Копирай

Създава копие на избраната папка или файл.

1. Натиснете трите точки.

2. Изберете „Копирай“.

3. Посочете папката, в която да бъде създадено копието.

4. Потвърдете действието.

Преименувай

Позволява да промените името на папката или файла.

1. Натиснете трите точки.

2. Изберете „Преименувай“.

3. Въведете новото име.

4. Запазете промяната.

Изтрий

Премахва избраната папка или файл.

1. Натиснете трите точки.

2. Изберете „Изтрий“.

3. Потвърдете изтриването.

Внимание: Преди да изтриете папка, проверете дали в нея няма важни файлове или подпапки.

Ако определена функция не се показва, потребителят вероятно няма необходимите права за извършване на съответното действие.

12. Препоръки за организиране на файловете

За по-лесна и ефективна работа:

• създавайте отделни папки за всеки отдел, клиент или проект;

• използвайте кратки и разбираеми имена;

• не качвайте един и същ файл многократно, ако можете да го преместите;

• използвайте подпапки за по-добро структуриране;

• преименувайте файловете така, че съдържанието им да се разпознава лесно;

• проверявайте внимателно, преди да изтриете папка или файл;

• съхранявайте свързаните документи в една обща папка.

13. Примерна структура

За по-добра организация можете да използвате следната структура:

• Клиенти

  • Име на клиент

  • Договори

  • Оферти

  • Фактури

• Проекти

  • Име на проект

  • Документи

  • Изображения

  • Задания

• Счетоводство

  • Приходи

  • Разходи

  • Фактури

• Фирмени документи

  • Ръководства

  • Процедури

  • Шаблони

Модулът „Облак“ ви помага да съхранявате и управлявате фирмените файлове в подредена структура, без да напускате Slavyan ERP. Всеки потребител вижда и управлява само съдържанието, до което има предоставен достъп.