Абонаменти

Модулът е предназначен за автоматизирано управление и проследяване на периодични услуги по договори с контрагенти и плащания към тези услуги. Той служи като централизиран регистър, който минимизира риска от пропуснати плащания и дава ясна представа за финансовия поток от абонаментни планове. Неговата основна цел е да елиминира ръчната работа при издаване на ежемесечни (или периодични) документи и да гарантира, че всяка предоставена услуга ще бъде надлежно фактурирана навреме.

Подходящ е за бизнеси, предоставящи регулярни услуги:

• Фирми с абонаментна поддръжка - охрана, почистване, телекомуникации и др.
• Наемни отношения - автоматично начисляване на наеми за офиси, складове или техника.
• Договори за консумативи - регулярни доставки на стоки (напр. вода за офиса, кафе и др.).
• Всяка дейност, базирана на периодични договори.

Предимства

• Спестяване на време - Автоматичното генериране на документи намалява административната работа.
• Финансова дисциплина - Чрез следене на ясните срокове за плащане и просрочените плащания  се подобрява събираемостта на вземанията.
• Минимизиране на грешките - Данните се въвеждат веднъж, което изключва риска от човешка грешка при периодичното преиздаване на едни и същи документи.

Възможности:

• Гъвкаво планиране на периодите - Възможност за дефиниране на период на таксуване (напр. на  седмица, на 1 месец, на 3 месеца, на една година) и задаване на конкретна начална и крайна дата на договора.
• Автоматизация на продажбите - Опцията „Автоматично генерирай продажби“ позволява на системата сама да създава документи (например стокови разписки или фактури) на база зададените критерии, без намеса на оператор.
• Управление на плащанията: Настройка за задаване падеж на плащането (в дни) след датата на документа, избор на начин на плащане (по банка, в брой).
• Детайлно управление на услугите - Възможност за добавяне на множество артикули или услуги към един абонамент с фиксирани цени, количества и изчисляване на ДДС.
• Допълнителни услуги/посещения 
• Интелигентна администрация- Опция за автоматично добавяне на периода в забележката на документа (напр. „Абонамент за м. Април“), което внася яснота за клиента.
• Контрол и проследяване - Визуализация на следваща дата на продажба и праг за известие, което предотвратява пропуски в обслужването.

В модул Абонаменти  в табличен вид се показват всички направени абонаменти. В горната част, над таблицата може да се стартира търсене/филтриране по зададени критерии - Статус (Всички, Чернова, Активен, Пауза, Приключен) и Контрагент (може да се избере повече от един критерий). Търсенето се стартира с бутон . Показаните резултати се визуализират в таблица, която има следните колони:

• Абонамент - наименованието на абонамента (Поддръжка, Охрана, Месечна доставка, Обект Х и т.н.)
• Контрагент - името на контрагента, който ползва абонамента.
• Тип - типа на абонамента, спрямо избраната единица  срок - дневен, седмичен, месечен, годишен) 
• Статус - статусът на абонамента - Чернова, Активен, Пауза, Приключен
• Следваща продажба - следващата дата, на която ще се поднови абонамента и ще се направи продажба/отчитане/фактуриране 
• Последна продажба - Номерът а последната продажба, по абонамента - SL0000***
• Начин на плащане - типа на плащане, който е зададен - по банка, в брой и пр.
• Плащане - показва информация дали е платен абонамента - Платен, Неплатен, Просрочено плащане. 
• Общо с ДДС - сумата с ДДС, която е дължима по абонамента.
• Неплатени - броят неплатени абонаменти
• Действия - бутони икони, с които може да се извършват различни действия:
  •  Редакция - преглед редакция на текущия абонамент.
  •  Копирай като нов - копиране на абонамента. Може да се ползва за създаване на нов идентичен абонамент. 
  •  Създай продажба - от бутона може да направите директно продажба (да фактурирате). След като е създадена вече продажбата, бутонът изчезва. 
  •  Изтрий - изтриване на абонамента.

Създаване на Нов абонамент  / Редакция / Действия

Нов абонамент се създава чрез натискане на бутон  в долния десен ъгъл на екрана. Отваря се нов диалогов прозорец, в който трябва да се попълнят данните за абонамента.

Контрагент - Може да започнете изписване на името му в полето и след четвъртия символ ще се зареди списък със съвпадения - избира се с мишката. Другия вариант е да натиснете бутон  , вдясно от полето. Зарежда се нова страница със списък с въведените контрагенти. Намирате желания с помощта на търсачката, маркирате и натискате бутон . 

Адрес на контрагента - адресът / обекта, за който ще се извършва услугата / доставя стоката. Избира се от падащо меню, от въведените адреси/обекти на избрания контрагент. Не е задължително поле.

Заглавие - наименование на абонамента. Например Охрана, Месечна поддръжка и пр.

Статус - Избира се от падащо меню - Чернова, Активен, Пауза, Приключен

Отговорник - избира се служител от падащо меню. 

Начална и Крайна дата - Избират се задължително от календара. Крайната дата не е задължителна. 

Забележка - поле за свободен текст

На следващият ред се попълват параметрите на Абонамента:

Период - броят на избрания период единица (Ако е месец и сте избрали 3 за период, следващата продажба ще е след 3 месеца)

Период единица - избира се от падащо меню - Ден, Седмица, Месец, Година. Спрямо избора на периода системата пресмята кога да бъде следващата продажба. 

Срок на плащане - (Падеж) след издаване на продажбата. Падежът се изчислява автоматично при всяко генериране на продажба и е в дни, седмици, месец година - спрямо избраната единица срок. 

Единица срок - единица срок за изчисляване на падежа (срока на плащане). Избира се от падащо меню.

Начин на плащане - избира се от падащо меню начинът на плащане - в брой, по банка и др.

Банкова сметка - в случай, че е избран начин на плащане по банка се избира и банковата сметка. Трябва да е предварително въведена. 

Документи - избират се какви документи да се генерират при всяка продажба

Праг на известия - Спрямо избраната числова стойност системата ще изпраща известие при броя неплатени продажби.

Работни карти - период за издаване на работни карти. 

Автоматично генерирай продажби -  При добавена отметка в чекбокса системата автоматично ще генерира продажба на следващата дата, спрямо избрания период.

Добавяй периода в забележката -  При добавена отметка в чекбокса в забележката на всяка продажба автоматично ще се добавят датите на периода в скоби. (нпр. 01.01.2026 - 31.03.2026)

В долната част на екрана има два таба Услуги и Допълнителни услуги / посещения:

Таб 1 - Услуги - Тук може да въвеждате САМО услуги. В скоби до наименованието на таба се вижда броя на добавените услуги. Изберете услугата, която ще вложите в абонамента, количеството, ако е необходимо може да коригирате цената и я свалете с бутон   . Ако има повече от една услуга повторете действията. 

Таб 2 - Допълнителни услуги / посещения - Тук се въвеждат данни за посещения и се генерират работната карти на изпълнителите на абонамента. В скоби до наименованието на таба се вижда броя на добавените допълнителни услуги. Добавените допълнителни услуги се виждат в таблица. Нова допълнителна услуга се добавя от бутон  в долния десен ъгъл на екрана. Отваря се нов работен прозорец - Редакция на работна карта, в който се попълват данните. 

• Заглавие - заглавие на работната карта;
• Назначен на - избира се от падащ списък на кого е назначена работната карта. На Потребител, на МПС или на Група. Спрямо избора се появява допълнително поле от което да изберете служителя, автомобила или групата. Те трябва да са предварително въведени. 
• Периодичност / Интервал / Начална дата - Избита се от падащо меню периодичността, на която ще се извършва абонамента - ден, седмица, месец, година. В следващото поле попълвате цифрова стойност за интервала, на който ще се извършва абонамента и накрая дата и час (ако периода е избран ден). Ако е седмица съответно избирате и добавяте отметка, в кои дни от седмицата, в кои часове, ако е месец - слагате отметка в кои дни на месеца, а ако е година - избирате дати и часове . 
• Крайна дата - избира се от календара.
• Статус - от падащо меню избирате дали да е активна или неактивна. 
• Забележка - поле за свободен текст.

Въведената информация може да запазите с бутон . 

В края на реда има бутони икони, с които може да се извършат определени действия. С бутон "Създай работна карта" създавате работна карта за съответния потребител/мпс/група. Създадената работна карта може да откриете в подмодул Работни карти. През работната карта може да се изписват материали, вложени в абонаментната поддръжка. 

Въведената информация може да запазите с бутон .