Поръчки за продажба

Модул Поръчки за продажба е основен за Slavyan ERP и се използва за отразяване процеса на продажба.

При създаването на нова "Поръчката за продажба", тя не е свързана с наличностите в склада. Какво значи това? Това означава, че дори и да нямате наличност от определен продукт, то вие можете да генерирате N-на брой поръчки, за този артикул, който в момента нямате наличен.

Системата дава възможност да заявите неналичните ви продукти към "Поръчка за доставка", както и да резервирате наличните, за конкретната поръчка. Всичко това ще разгледаме по надолу в ръководството.

При отварянето на разделът се визуализира таблица, в която се виждат създадените поръчки за продажба.

Те могат да бъдат филтрирани по зададени критерии (възможно е избор на повече от един). Търсенето се стартира с бутон . Показаните резултати могат да се изтеглят във формат .xlsx  чрез натискане на бутон   .  

Създаване на Нова Поръчка за продажба

Създаването на нова поръчка става чрез натискане на бутон  , в долен десен ъгъл. Отваря се нов диалогов прозорец.  Той се сътои от две секции:

В горната част се попълват данните за контрагента и няколко други уточняващи полета. От тук става и въвеждането на продукта/ продуктите.

В долната част се визуализира самата поръчка с продуктите и крайната цена.

• Контрагент - Може да започнете изписване на името му в полето и след четвъртия символ ще се зареди списък със съвпадения - избира се с мишката. Другия вариант е да натиснете бутон  , вдясно от полето. Зарежда се нова страница със списък с въведените контрагенти. Намирате желания с помоща на търсачката, маркирате и натискате бутон . В случай че контрагента не е въведен в системата, можете да го направите директно от тук, натискайки бутон .  (виж Добавяне на нов контрагент. Търсене на контрагент ). След въвеждане на новия контрагент, той се появява най-горе в списъка. Маркираме и отново с бутон  го въвеждаме във формата за продажба. 
• Вид на поръчката - от падащо меню се избира вида:
  • Облагаема поръчка - маркирано е по подразбиране. Стоката ще се реализира на вътрешния пазар.
  • Освободена поръчка - стоката ще се реализира на външен (европейски) пазар и по тази прични няма да се начислява ДДС.
• Въвеждат се Дата на създаване (зададена текуща по подразбиране) и Крайна дата за изпълнение ( не е задължително поле). 
• Забележка - може да се въведе уточняващо наименование на  поръчката (Пример: Спешна; Доставка на консумативи; Интернет зала и др.) 
• Валута -  в каква валута е поръчката за продажба
• Свържи продажбата със -  Падащото меню дава възможност да изберем дали да свържем новата поръчка евентуално с вече съществуваща сделка/договор или оферта или да я оставим несвързана, “свободна”.

  • Не свързвай - излиза по подразбиране. Поръчката НЯМА да е свързана с договор или оферта. Може да се свърже със съществуващ проект или да се генерира нов такъв  слагайки отметка в чекбокса  пред “Генерирай проект”. Ще се отворят  поле с “Наименование “. Генерираният Проект получава автоматичен пореден номер ХХХ-OR-ddmmyy. Същият може да бъде открит в модул Проекти, подмодул Проекти.

    *не е задължително свързване с проект или генериране на нов проект.

  • Сделка / Договор - свързва поръчката с вече съществуваща сделка / договор с дадения контрагент. При избора се визуализира поле “Договор/Сделка” където се въвежда номера на договора / сделката. (Това ще "извика" продуктите които са заложени в "Договор/сделка" в поръчката за продажба.) Също така, системата дава възможност да се свърже със съществуващ проект или да се генерира нов такъв  слагайки отметка в чекбокса  пред “Генерирай проект”. Ще се отворят  поле “Наименование “, което трябва да попълните. Генерираният Проект получава автоматичен пореден номер ХХХ-OR-ddmmyy. Същият може да бъде открит в модул Проекти, подмодул Проекти.  

    *не е задължително свързване с проект или генериране на нов проект.

  • Оферта - свързва поръчката с вече съществуваща оферта към дадения контрагент. Може да се свърже със съществуващ проект или да се генерира нов такъв  слагайки отметка в чекбокса  пред “Генерирай проект”. Ще се отворят  поле “Наименование “, което трябва да попълните. Генерираният Проект получава автоматичен пореден номер ХХХ-OR-ddmmyy. Същият може да бъде открит в модул Проекти, подмодул Проекти.

    *не е задължително свързване с проект или генериране на нов проект.

• Следващата стъпка е да изберете стоките / услугите, които ще се поръчват за продажба. Това може да стане по три начина:
  • Баркод - чрез въвеждане на баркода в полето. Отново важи принципа, че при изписване на първите 4 символа, получавате списък с продукти, съдържащи съответните символи.
  • Наименование- чрез въвеждане на буква/букви в полето, като падащо меню се показва списък със стоките / услугите, които съвпадат с въведената буква/букви.
  •   - отваря се списъка с номенклатури и с двоен клик можете да изберете сотката/услугата.
• Задължително попълваме Количество. 
• Системата автоматично взима цената на продукта като имате възможност да редактирате цената ИЛИ да добавите % отсъпка.
  Избраната стока / услуга се добавя в списъка с натискане на бутон 
  
  *ВАЖНО ако клинета работи с предварително определена ценова група или индивидуална цена, то тя се взима с приоритет и не може да се задава допълнителна отстъпка, от тази определена за контрагента) 
  
  
• Следва да избере "Начин на плащане" - по какъв начин е избрано да се осъществи плащането по поръчката.
• Данни за доставка - от полето "Изберете адрес" имете възможност да изберете, някои от адресите на контрагента, които са предварително въведени или да отбележите ако контагента иска да го вземе от обект.
  Ако до момента контрагента няма въведени адреси, то от бутона  можете да добавите нов. След натискането му ви се отваря нов диалогов прозорец, в който първоначално трябва да попълните, "Обекти/Адрес" дали доставката е със собствен транспорт, от обект или чрез куриер в зависимост от направеният избор ще видите различни полета за попълване. След попълването на необходимата информация с бутон  , запазвате данните за доставка.

След въвеждане на желаните стоки услуги или корекции може да запазите Поръчката за продажба с бутон   . Поръчката автоматично получава пореден номер и може да бъде намерена в списъка с Поръчки за продажба.

Бутон  НЕ запазва поръчката или промените в нея, ако е отворена в режим редакция.

 * ВАЖНО - След първоначално запазване на поръчката  и повторно отваряне ви се появяват НОВИ 10 таба

** ВАЖНО: Поръчката за продажба ВИНАГИ показва цени БЕЗ ДДС, както в таблицата на програмата така и при печата на поръчката!

Допълнения и възможности по "Поръчка за продажба".

Обработката на Поръчка за продажба се извършва след “влизане в поръчката” от списъка с поръчки бутон  , в края на реда. Отваря се прозорец, в който се вижда поръчката. Информацията за поръчката е разпределена в няколко таб-а: 

• Съдържание на поръчката - показва обща информация: контрагента, дата на поръчката, продукти включени в нея, данни за доставка сума на поръчката и други.
• Налични стоки - от тук виждаме наличните стоки в обекта. И може да се извърши Продажба (цялостна или частична)  или да се Резервира стока, със съответните бутони, които ще намерите долу в ляво.
• Налични в други обекти - виждаме наличните стоки от поръчката в други обекти (ако имате повече от 1 обект). Може да се направи и Заявка към обект , като е необходимо да маркирате желаните продукти и да ги заявите със съответния бутон.
• Неналични - виждат се неналичните стоки от поръчката (ако има такива). След маркиране на съответните продукти, можете да генерирате  Заявка към доставчик, Заявка към обект или Нареждане на производство ( при нареждането за производство системата дава възможност да запазите бъдещите произведени количесто за текущата поръчка.
• Производство - тук се виждат стоки, които трябва да бъдат произведени и/или са процес на Производство.
• Резервирани - Ако по поръчката има резервирани налични количества, то в този таб ще ги видите.
• Продадени - виждат се продадените стоки от поръчката (ако има такива).
• Върнати - виждат се колко и какви стоки са върнати, ако има такива.
• Продажби към поръчката - виждат се извършените продажби по поръчката. На кои дни са създадени продажбите, стойността, статуса им, както и съдържанието на всяка от тях (при натискане на бутон  ).
• Документи - виждат се издадените документи към съответната поръчка. Може да бъдат изпратени по e-mail или да бъдат разпечатани. 

• Платени авансово суми - виждат се всички авансово платени суми. ВАЖНО!!! - При комбинирана фактура (стоки с различна ставка на ДДС в един документ) НЕ може да се прави авансово плащане. 

Продажбата на стоки от поръчката извършваме от таб Налични стоки , натискайки бутон   или да резервираме продуктите в склада, ако ще ни трябват за по-късно за определената поръчка с бутон . 

При избор на “Продажба” системата очаква потвърждение “Сигурни ли сте, че искате да създадете продажба по тази поръчка”. След потвърждение, се генерира “Нова продажба”, която после можем да видим в таб Продажби, също така и в списъка с продажби, в модул Продажби.

Необходимо е да изберете тип  Документ за продажба: Стокова разписка, Протокол за консигнация или Приемо-предавателен протокол. За продажбата трябва да бъде посочено също Начин на плащане, Статус, Падеж (по желание). 

От Tаб Налични в други обекти можете да генерирате искане за трансфер на продукти.

От Неналични, след маркиране на съответните продукти, можете да генерирате  Заявка към доставчик, Заявка към обект или Заявка за производство. 

Към една Поръчка могат да бъдат създадени няколко продажби.

Документи свързани с поръчката. Преглед и редакция. Действия

За всяка създадена Поръчка, докато тя е неприключена (няма издадена фактура), има възможност да бъдат извършвани следните действия:
Да се създават Документи, свързани с поръчката /Редакция/Печат/Изтриване/. Това става с помоща на бутоните-икони , ,  най-вдясно  на всеки ред, в списъка с поръчки за продажба.

•  - Преглед на вътрешните съобщения между служителите (ако има оцветена точка то има някакво съобщение вътре.)
•  Документи към поръчката и Издаване на фактури:
  • от изкачащо меню имате опция да изберете какъв документ да издадете - Проформа фактура за аванс, Проформа фактура или окончателна Фактура, а също така и да видите останалите издадени документи, свързани с поръчката.

*При издаване на фактура системата дава опция за "генериране на фактура с променено съдържание". Например - Имате продадени "домати" и "краставици", при избиране на тази опция може да обедините наименованието на "зеленчуци" и ще бъде факурирана общата стойност на всичко.

• • Документи свързани с продажбата - При избор на опцията се отваря нов диалогов прозорец, в който в табличен вид може да видите всички издадени документи към продажбата. За всеки документ има възможност за две действия:
    •  Изпрати писмо - Изпращане на избрания документ във формат .pdf по e-mail, като имате опция и за допълнително прикачаване на документи. Както и поле за свободен текст. След изпращане на документа плика променя визията си на . 
    •  Разпечатай - Печат на избрания документ.
•  Редакция / Преглед - Отваря се диалогов прозорец с пълната въведена информация за поръчката за продажба.
•  Изтриване - Въведената поръчка за продажба се изтрива от софтуера. При издадена фактура, бутонът не е видим.
• Ако имате генерирана фактура ще видите тази иконка в която можете да отключите поръчката за редакция (Ако не го виждате, вероятно нямате права за редактиране на фактури)

Особености при Авансови плащания

*При анулиране на авансова фактура, трябва ръчно да се махне плащането през продажба. 

** Ако има направено Авансово плащане и след това е създадена Продажба, Авансовото плащане се прехвърля към Продажбата. 

*** Ако бъде изтрита някоя Продажба от таба "Продажби към поръчката", платените авансови суми от поръчката ще останат в нея. 

**** При необходимост от изтриване на Продажба и връщане на Авансово плащане ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да се следват следните стъпки: 

1. Анулира се плащането, ако е издадено с документ (Авансова фактура/Фактура); Ако няма издаден финансов документ тази стъпка се пропуска. 
2. Плащането трябва да бъде премахнато от Продажби. това става с помоща на бутон  / История на плащанията - Изтриваме сумата/плащането. 
3. Плащането трябва да се изтрие И от Поръчката за продажба. 

В случай, че поръчката се направи отново (например предходната е била сгрешена) и авансовото плащане стои в предходната Продажба/Поръчка за продажба, то ще важи и за новата продажба, създадена в таб Поръчки за продажба, а накрая ще се дублират плащанията !  За това трябва да се изпълнят гореописаните точки 2. и 3. 

*  Можете да изтриете "Авансово плащане" в поръчки САМО, ако нямате налична продажба по поръчката.

* Авансови плащания, които съществуват само в поръчки, не участват в "Справка приходи по дни"